法律事务部是项目公司合同档案的监督管理部门，法务专员应该于次年1月31日前整理完毕上年度所有项目公司合同台帐,并制作集团合同管理总台帐。
项目公司综合管理部为合同档案归口管理部门，负责合同文本及资料的收集、整理等建档工作，监督、指导各部门合同文件的移送，并按照集团要求移送相关合同文件，及合同文件的统计分析、例行报表的填写报送。

集团档案管理人员对履行完毕的合同及报送的其他有关文件，应在5日内核对完毕，确认无误后整理、归档。

法务专员负责本部门的档案管理，对部门文件按照报审时间逐一进行编号，并做好文件台帐。文件处理完毕，法务专员将文件及审批意见反馈报审人后即时存档。

法务专员应于每季度结束后15日内将部门文件进行整理，按月归档并制作卷外目录后，移交行政部存档；按照集团相关制度规定，需在集团总部存档的项目公司合同文件必须先报送至法律事务部法务专员处备案后，由其即时报送行政部存档。

法务专员应于每季度结束后15日内将部门文件进行整理，按月归档并制作卷外目录后，移交行政部存档；按照集团相关制度规定，需在集团总部存档的项目公司合同文件必须先报送至法律事务部法务专员处备案后，由其即时报送行政部存档。

由法务专员即时交行政部最终归档。

案件风险、案件档案实行一案一报原则，即在处理完毕后，如承办人为法律事务部员工，须于10日内将与本案有关的资料进行整理并编辑成册；如承办人为其他人员，须于结案后10日内将与本案有关的所有资料移送法律事务部，由案件主管编辑成册。
案件风险、案件情况统计表由承办人填写，即时交案件主管整理统计，并形成案件风险、案件管理台帐。

法律事务部将其登记备案完毕的案件资料及经法律事务部签字确认的文件移交清册统一交由公司行政部档案室存档，移交时，档案室接受人员须在文件移交清册上签字确认。