信息化是企业加强合同管理，提升管控能力的重要手段，“十二五”期间，中国石化秉承一体化、模块化、功能化、标准化的建设理念，高标准、高效率、高水平建成合同管理信息系统，并在全系统企业上线应用，在加强合同管理、防控法律风险的同时，取得较好的管理效益。

“十二五”初,中国石化提出了打造国际一流能源化工公司的奋斗目标。与国际一流能源化工公司相比，中国石化在法律工作管理信息化水平上存在较大差距，需要从管理理念、手段和方式上进行对标、接轨并实现超越。就合同管理工作而言，传统手工操作、线下运行的管理方式，存在着标准化程度弱、管理不规范、标准文本使用率低、审查审批效率不高、法律风险不能全面掌控、管理成本高等诸多问题，不适应信息时代发展的需要，中国石化迫切需要通过信息化手段，全面提升合同管理水平。

中国石化合同管理信息系统自2010年10月启动建设，历经可研立项、试点实施、全面推广，截止目前系统已在公司境内123家直属企业、境外20家企业及总部机关各部门全面上线，公司境内合同实现100%线上运行。截止目前，中国石化合同管理信息系统累计注册用户超过10万人。高峰期单个工作日登录系统用户最高达15451人次，单个工作日创建合同份数最高达4254份，平均每天创建合同1675份。

一、合同管理信息系统建设理念

1.“一体化”建设实现集中管理。

遵循“统一规划、统一设计、统一标准、统一投资、统一建设、统一管理”的“六统一”原则，合同管理信息系统采用了服务器大集中模式。在合同管理信息系统框架搭建上，确立了涵盖制度、流程、标准文本的中国石化一体化的合同管理标准体系；在管理上，采用集中管理思路对业务运行、系统保障、人员配备等进行一体化管理，从而提高管理效率和质量。同时，充分考虑不同板块、企业的差异性特点，摸索出了 “统一规划设计、标准化实施模板、差异化灵活配置”的设计模式和“集中组织培训初始化、企业现场个性化功能配置”的集中加分散的实施模式，满足了从总部到基层各层级合同管理的需求。

2.“模块化”设计实现全流程管理。

    合同管理信息系统采用模块化设计，将各项功能通过模块的设置来实现，整个系统共包括合同订立管理、合同履行管理、合同终结管理、合同查询统计、合同监管、标准文本管理、个人工作助理、应用与系统管理、系统接口等模块。各模块功能既相互独立，又相互联系，共同构成一个有机整体。建立起由企业法律部门统一归口，各业务部门、各单位分专业分职能参与管理的模式，实现了合同的准备、起草、审核、会签、审批、跟踪执行、终结、归档、查询统计等的全流程管控和规范化管理。

3.“集成化”系统实现信息共享。

    合同管理信息系统建设之初，就十分重视合同管理信息系统与其他已建、在建和拟建系统的对接和集成。到目前为止合同系统与中石化企业资源管理系统（ERP）、数据标准化管理系统（MDM）、电子商务系统（EC）、电子数据仓库（EDW）、招投标系统、办公自动化（OA）、业务公开、制度管理、信息门户、档案管理等17个系统和企业自建的89个系统建立了数据接口，消除了信息孤岛,实现了数据集成、信息共享。合同管理信息系统通过与业务系统的集成，使合同管理真正嵌入到业务流程之中，确保合同签订成为业务办理过程中不可逾越的一环，避免了合同办理和业务操作“两张皮”，保证了合同信息与业务信息的同步，真正实现了法律与业务的有机结合。

4.“功能化”设置确保系统性能。

    针对合同管理用户多、流程多、审批点多的特点，重点从单点登陆、待办集成、消息提醒、工作流灵活配置等功能方面进行了创新与探索，如：针对各板块合同业务类型不同、审批、规则不统一的情况，设计开发了分布式工作流引擎，基于可自助配置的图形化流程工具，支持全自动、半自动、手动、选择分发、选举、指派等多种灵活的合同审批模式，既保证了合同管理系统的方便易用，又满足了企业差异化的合同审批需求。系统初步具备资源动态调度、功能灵活配置的能力。

5.“标准化”提高风险防控水平。

    将标准合同示范文本作为合同管理信息系统建设的重要抓手。总部层面组织开发800多份不同板块、不同类型的标准合同示范文本，企业在总部基础上优化开发各类标准合同示范文本2800多份。这些标准合同示范文本被嵌入合同管理信息系统中，经办人员在填写合同要素信息后可自动生成业务合同文本，在方便操作的同时降低合同文本风险。同时在系统中设置标准合同示范文本使用率监控指标，可以动态监控和分析企业使用情况，以便有针对性地采取相应措施提高标准合同文本使用率。

二、合同管理信息系统应用效果

1.实现了合同统一规范管理。

在总部统一规划下，各企业在配置合同系统时，必须严格按照中国石化统一的内控制度和合同管理制度进行设置，通过技术手段进行流程固化后，合同审批内控权限得到有效执行，合同法律审核成为绕不开的环节，合同的法律审核率100%也得到有效保障，有效杜绝了不经法律审核签订合同的现象。通过人管系统、系统管人，使得每一家企业在合同管理中的每一个环节都严格按固化的内控流程和合同管理制度运行，不可逾越和变通，“软要求”变成了“硬约束”，实现了中国石化统一的合同管理制度在全系统各企业贯彻执行、落地生根和全公司范围内合同管理的一体化、专业化、标准化、规范化。

2.建立起合同法律风险防控的技术体系。

合同管理信息系统可以全面、实时反映中国石化合同运行状况和风险分布，为合同风险识别、评估、应对提供科学数据依据。在合同管理信息系统中，合同签署的过程和审批办理痕迹无不在系统中被完整记录下来，不可更改，留有证据，易于追溯，责任清晰；合同相对人资质及履约评价公开可查询，利于从源头上管控合同风险；系统可对履约异常情况进行提示，完善了事中管理；合同结算由系统按照合同条款进行控制，有效降低资金风险。另外，中国石化标准合同示范文本平均使用率已从合同管理信息系统上线前的30%提高到70%，部分企业高达90%。合同发案率大幅下降，充分发挥了合同法律风险防控信息技术体系支撑作用。

3.实现了合同的“阳光管理”。

合同系统可以动态、全景式地展现每一份合同的流转进程。只要上线，总部和企业各级管理人员可根据授权，查阅合同相关信息，掌握具体合同的订立和执行状况。合同系统通过与业务公开、审计等系统的集成，使合同数据可以为各级监管部门共享，真正实现了透明化管理。总部纪检监察和审计部门可对总部及下属单位的任意一份合同进行在线监督，对不同单位之间的物资采购等合同进行价格比较，及时发现违规问题。合同管理信息系统成为规范管理、堵塞漏洞、防止暗箱操作的 “阳光工程”。

4.数据共享提供决策支撑。

通过数据接口，合同系统实现了数据同源、信息共享，消除了信息孤岛，保证了各系统间数据的完整、准确和一致。系统强大的统计分析功能，可以将集成的数据进行多维度、图形化、表格化分析，为合同风险识别、评估、应对提供准确的数据支持。通过合同系统驾驶舱，总部和企业各级管理人员可以全面、实时掌握全公司合同运行和风险分布状况，随时监管和评价企业合同管理情况，及时发现存在的问题并予以警示和防范，在为公司生产经营决策提供有力的数据支撑和保障的同时，有效防范了生产经营中的法律风险。合同系统已成为中国石化生产经营管理核心数据源之一，这对提升法律管理水平，进而提升中国石化整体管理水平具有重大意义。

5.合同管理效率和效益明显提高。

石化行业点多、线长、面广，传统合同管理模式需要经办人拿着纸质文件奔走于各部门之间办理会签审批手续。跨省市、跨地区、跨国家经营活动如需要通过舟车奔波或者邮寄等传统信息交换方式传递合同，必定导致效率低下、成本浪费，甚至有时会贻误商机。合同管理信息系统空中高速路的建成，实现了合同的无纸化流转和网络化管理，彻底打破了时空界限，合同经办人足不出户可以随时办理合同并查询合同流转的进程，同时对审核审批人提供智能化提醒服务,大大缩短了合同的流转时间。合同系统上线后，与传统手工操作相比，合同平均审批周期从15天下降至7天以下。另外，合同管理信息化大大节省了打印纸张和墨粉，实现了绿色低碳环保，经济效益明显。

由于应用效果显著，合同管理信息系统被评为“2014年度中国石化科学技术进步一等奖”。在2014年中央企业法制工作会上，中国石化以《合同管理信息系统助推工业化与信息化有机结合》为题，向中央企业做专题经验介绍。

作者简介：杜江波，中国石油化工集团公司法律部主任

程大庆，中国石油化工集团公司法律部合同项目处处长