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企业内部调查时,应当关注的证据固定问题

2019/4/2 字体: 来源:星瀚微法苑 作者:汪银平

员工违背法律和企业规定损害企业利益的,一经查实,企业都要考虑对该员工的后续处理问题,比如:(1)内部处罚或解雇;(2)劳动仲裁/诉讼解除劳动关系;(3)提起民事索赔诉讼;(4)提起刑事控告,追究刑事责任。

无论何种处置,都要依据一定的事实和证据,因此,企业自行对舞弊员工开展调查的时候,要特别注重调查过程中的证据固定问题,尽可能依照法律规定的要求进行收集和固定。

笔者将结合案件中遇到的众多问题案例,就电脑、邮件、书面材料、谈话等有关证据的固定要求进行解读。

 

01

关于员工使用电脑的扣押和取证问题

 

问题案例一:

 

某公司接到举报称,负责门店房屋租赁和装修的主管李某利用职权侵占公司资产。公司在该员工上班之际当场扣押其电脑;但在扣押时,员工声称该电脑是其个人电脑,公司配发的电脑在家里。于是公司派人陪同其回家取电脑,到该员工的A住址后,李某又称未找到电脑,可能在他另一个B住址的家里,于是又花了几个小时返到B住址。但在取证时发现,电脑已经被清空并重装了系统,数据基本丢失。

 

问题案例二:

 

某企业的数名高管涉嫌重大职务侵占案,企业将有关高管的电脑移交第三方机构做镜像和电子取证,并对镜像数据进行了公证,相关工作完成后便将电脑交还给企业ITIT人员收到电脑后按照一般的流程进行处理,将部分电脑格式化后配发给其他员工使用,部分电脑作报废处理。后因案件需要,公安机关要求提供原始电脑时,已经找不到有原始数据的电脑。

 

问题案例三:

 

某公司销售负责人通过在外私设公司,利用关联交易截留公司利润,侵占公司资产。公司趁其下班时扣押了其工作电脑,后在电脑里发现大量涉案证据和线索。后公安在审讯时,该犯罪嫌疑人矢口否认该电脑是他的,电脑与员工之间的关联性无法证实。

 

【扣留电脑和取证工作中应注意的事项】

 

1. 电脑扣押工作。在员工配合交接的情况下,应签好交接单,明确交接电脑型号、颜色、硬盘序列号、交接时间等要素,并对交接好的电脑进行封存。员工交接不配合时,公司应事先确认扣押电脑为公司配发电脑,由两人以上进行扣押封存,并全程同步录音录像。

 

2. 电子取证工作。公司在获得涉案电脑后,可以通过专业设备对硬盘数据作无损镜像,并校验HASH (具体可见《HASH简介和取证应用》),然后封存原始硬盘以备司法诉讼阶段调取质证。该过程应全程录音录像。电子取证须在获取的镜像数据上调查,坚决避免在原始硬盘上操作损坏原始数据的情况,影响其证明效力。

 

3. 原始电脑保管。对可能要做民事、刑事案件证据的电脑及数据,公司应妥善保存,避免丢失和被破坏。

 

4. 电子数据的呈现。很多人通过公证的方式对电子数据进行固定,但公证机构仅能对可以视觉呈现的文字、图片等通过浏览的方式进行固定。对其他如日志类信息、程序类信息、代码类信息等多样化的电子数据,公证机关往往是不能进行公证固定的。实践中,有电子数据司法鉴定资质的第三方机构是更合适的电子数据固定渠道,可以对电脑内的电子数据做全面的分析和固定。

 

02

关于电子邮件的证据固定问题

 

问题案例一:

 

公司在对涉嫌舞弊的离职员工进行调查,想要查看其邮件时发现,该员工的邮件帐户整个被IT部门删除,帐户内的电子邮件全部被清除毁损,人为造成证据灭失。

 

问题案例二:

 

公司收到举报称人事主管涉嫌舞弊,公司进行调查时发现其使用的是网易提供的免费邮箱,公司无备份权限,而员工又将邮件删除,导致公司无法查看邮件。

 

【电子邮件的几种固定取证方式】

 

1. 民事诉讼中,当事人可以采用截图、拍照或录音、录像等方式对电子邮件的内容进行固定,将相应图片的纸质打印件、音频/视频的储存载体(U盘、光盘)提交给法院。并且,当事人也应当保存好电子邮件的原始载体以便在法庭上出示,原始载体包括储存有电子数据的手机、计算机或其他电子设备等。如果有必要,法院可要求电子邮箱账户持有人登入电子邮箱,展示电子邮箱的地址,点击所要出示的电子邮件,展示相应内容以进行一致性核对。如果当事人一方本身不持有涉案电子邮件,但有线索证明对方当事人持有时,也可按照举证规则申请由对方出示涉案电子邮件。或者,如果当事人一方仅持有涉案电子邮件的复印件而无法证明其来源时,若有其他证据相互印证,涉案电子邮件也有被法院采纳的可能。

 

2. 刑事诉讼中对电子邮件一般会要求进行司法鉴定,通过司法鉴定的方式从电脑、服务器调取电子邮件,并以鉴定意见的方式呈现邮件内容。司法实务中,对不便直接提取电子数据的,在做好相关笔录,证明电子数据的来源、存储和内容,给出合理的解释和说明的情况下,有可能使用打印件。

 

03

关于书面文档资料的证据固定问题

 

问题案例一:

 

公司在一个融资租赁项目中发现业务员舞弊,并且在业务员桌上的项目资料里发现了2份金额不同的设备采购合同,其中1份为伪造。后该案涉嫌合同诈骗被刑事立案,2份合同也提交给公安机关作为证据使用。但在刑事调查期间,业务相对方企业声称该合同是公司业务员自己为了做业绩伪造的,公司业务员又称是相对方企业提供的,因为缺乏资料交接手续,无法断定假材料由谁提供。

 

问题案例二:

 

某金融公司对所有的融资项目都是通过系统无纸化审批,审批材料包括申请书、合同、资产证明、发票等都是扫描上传系统,公司对原始纸质的材料反而保管不善。后公司发现大量的虚假融资项目,但在准备证据时却发现很多原始证据不齐全。

 

【书面文档资料的保存和证据固定】

 

1. 书面文档材料交接应当建立交接签字机制,尤其是原始材料的交接、员工离职交接等,均应对重要材料进行登记并交接签字,确保文档资料的来源清楚。

 

2. 保管好原始材料。复印件、扫描件因其真实性存疑,在仲裁、民事或刑事诉讼中都是不具备证明效力的。因此,企业在日常管理中应当建立重要文档资料原件的收集、签收、保管、存档制度,确保原始件可调可查。

 

04

关于谈话录音/谈话笔录和悔罪书

的证据固定问题

 

问题案例一:

 

某公司员工在公司对其谈话的时候签署了悔罪书,也表示愿意退赔,但在刑事案件中矢口否认。

 

问题案例二:

 

某公司总经理在被发现存在利用关联公司进行利益输送后,书面写下具体的还款计划和金额,但事后一直不归还。后来公司启动刑事报案,该总经理在审讯时声称是受到公司胁迫写下的。

 

【内部谈话的证据固定】

 

1. 一般来说,对舞弊员工的调查都应秘密进行,只有迫不得已或者公司放弃其他诉讼方案的情况下,才需要进行内部谈话。如果决定对涉事员工进行谈话的,应尽量放在调查程序的最后。因为进行访谈就意味着将调查事项部分或完全公开,当证据未完全固定时,将调查公开极有可能导致被调查人员铤而走险,销毁关键证据。

 

2. 谈话应当事先准备充分,谈的过程中尤其应对细节进行了解和确认,并尽可能和其他人的证词、其他书面材料、电子证据进行相互印证,提高谈话录音或笔录的证明力。同时,也可通过谈话进一步获取其他客观证据的线索,适时调取并固定。

 

3. 谈话录音、自书书等证据在其他证据相互印证的情况下,在民事诉讼中可能被采纳。但在刑事诉讼中,上述资料仅能供参考,公安机关一般都需要按照刑事诉讼法的规定重新进行讯问/询问。

 

证据之重要性无需多言,有些企业或因为没有联想到诸多行为与证据的关联性而忽视,有些企业又会因为操作不当导致适得其反;证据的固定是门学问,以上案例都是我们在办案过程中经常看到的现象,亟待引起企业的重视。


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