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经验分享 | 法律咨询工作的可视化管理及成果共享

2020/9/18 字体: 来源:赛尼尔法务管理 作者:李辉

随着企业数字化转型,法律工作小步快走,积极复盘历史工作,补短板,寻找改革切入点,开启法律工作的数字化转型之路。上海联通积极创新工作方式,创建了“法律咨询意见及反馈记录工单”工作机制,利用OA办公系统将法律咨询工作进行线上化操作、可视化管理。



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引入复盘解码工作方式,找出法律工作改进点


法律咨询作为法律部提供的主要的事务性服务工作之一,通常采用问答形式开展工作,如电话咨询、邮件咨询、会议现场咨询等。在多数情况下,法律人员会当场提供法律意见,或是事后出具书面法律意见。如果将咨询问题及法律意见进行收集、整理、分析、提炼,可以将碎片化的工作信息整理为系统性的工作成果,有效提升法律咨询意见服务的质量和效率,将事务性工作纳入法务管理体系。具体工作中,咨询了哪些业务问题,提供了什么法律意见,法律意见的质量如何,业务部门对法律意见的反馈如何,一系列的工作都可以按照环节递进,工作内容都可以记录、积累,进一步梳理总结形成规范化的工作成果,提高工作成果的复用性。同时,法律咨询工作也做到可视化,进行量化管理,方便对法律咨询工作的质量进行管理与考核。


管理提升第一步,法律咨询工作显性化


法律咨询是法律部门的常态化工作之一,作为一项数量较大的具体工作,淹没在日常工作中。如何管理这项工作,是困扰法律部门的一个问题。上海联通编制了《法律咨询意见及反馈记录表》,收录了咨询部门、咨询事项背景、咨询方式、法律意见和建议、咨询提出及答复时间、咨询人评价等管理要素。将法律咨询工作书面化、显性化。接下来将法律咨询工作数量进行统计,根据业务部门的评价对工作质量有了全面的了解,实现了法律咨询工作的初步管理。


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管理提升第二步,法律咨询工作线上化


随着公司数字化转型的展开,对法律咨询工作的管理必须迭代升级,线上流转,可视化呈现。因此,上海联通进一步创新工作方式,将原来线下使用的《法律咨询意见及反馈记录》进行修订和数字化解析,制作为工单。工单设计简洁清晰,参见下图。


将法律咨询工作流程嵌入公司OA办公系统,采取创建工单的形式流转,提高使用便捷性。工单在线上流转,环节设置清晰。法律人员结合法律咨询提供的实际工作方式,在参会、电话、邮件、文件会签、出具法律意见书等工作方式中进行选择,筛选出有价值的法律意见,进入OA办公系统,发起《法律咨询意见及反馈记录》工单,填写咨询所涉的事项以及法律意见,推送给业务人员,由业务人员自主决定是否对法律意见进行评价。如果业务人员未及时处理,工单流程会在三个工作日后自动关闭。流程见下图。


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管理提升第三步,法律咨询工作数据化


《法律咨询意见及反馈记录》系统模块投入使用后,工作记录不断增加,沉淀在系统中,形成法律咨询工作数据包。后续法律部门将咨询问题和法律意见进行采集、梳理、分析,提炼工作成果。目前从数据中,己经解析出高频出现的法律问题、重大的法律风险,帮助法律人员辨识法律风险较大的业务环节,发现法律管理薄弱点,在后续工作中做到“对症下药”和“重点突破”。


管理提升第四步,法律咨询工作规范化


1.聚类问题提供统一意见。通过系统检索,筛选是否有同类问题提出并已出具过法律意见。重复性问题直接引用或提供历史法律意见,避免工作重复,同步提高业务部门与法律部门的工作效率。

2.聚类问题标签化。将类似问题或相关问题打标签,将标签在系统中固化,方便业务人员根据标签指引快捷查找,调取已咨询的问题、参考法律意见,提高法律意见的复用性。

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管理提升第五步,法律咨询工作智能化


将系统中沉淀的法律咨询工作数据定期导出整理,进行数据的结构化解析,形成一整套工作流程、质量提升、信息共享、成果复用、系统功能人性化等全方位的工作经验,为后续全面推进法律管理工作智能化奠定基础。为业务部门提供高效高质量的法律服务,为公司高质量发展保驾护航。

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