三年来，从最初对文本条款的审查到合同管理制度的日趋完善，从系统的规范到“市场准入—招投标—合同管理”交易一体化模式的搭建，无不凝聚着中国石油吉林石化公司全体员工的才智与希望。 

     在中国石油股份有限公司吉林石化分公司(以下简称吉林石化)，面对每年数以万份、标的金额达百亿元的买卖、工程、技术等各类合同，尽管全公司统一使用一枚合同专用章，仍然能运用自如。作为中石油第一批试点运用合同管理信息系统的九家地区公司之一，吉林石化的合同全部实现了网络信息化管理，实现了市场准入、招投标、合同审查审批、合同签订、履行结算、归档、查询统计等各项业务的有机整合。  

　　自2004年底合同管理系统全线正式运行以来，吉林石化在短短的三年时间里，利用合同管理系统这一现代信息技术手段打造全新的合同管理模式，合同管理水平一年上一个台阶，三年实现了大跨越。共计审查合同32885份，总标的金额391.5亿元。   

　　吉林石化的合同管理系统试运行成功了，向中国石油股份公司交上了一份令人满意的答卷。2005年5月，在借鉴九家试运行企业成功经验的基础上，股份公司全面启动合同管理系统，实现了股份公司合同管理的一次飞跃。  

　　领导重视  

　　在启动合同管理系统前，吉林石化主管经理专门主持召开了全公司厂处级主管领导参加的合同管理系统运行工作会议。会上，公司领导发出动员令：“现代化企业，信息技术是提升管理水平的重要因素，要高质量、高标准地完成这一艰巨的任务。”  

　　在统一思想、作出总体安排部署之后，公司责成法律事务处(后改为企管法规处)全面负责此项工作的组织与协调，并要求主管技术、业务的部门全力配合。各二级单位分别在最短时间内成立了合同系统运行领导小组，由主管法律事务工作的厂处级领导亲任组长，奠定了合同管理系统试运行工作的思想和组织基础。   

　　试运行工作开展不久，公司派出技术力量对所属单位312个涉及合同业务岗位的微机配置状况及各单位的网络状况进行现场调查摸底。结果发现，现有网络状况基本能够保证系统的运行，但对个别合同业务量大的单位而言，需要补充计算机的数量和提高计算机的配置。公司领导得知这一情况后，紧急拨付30万元专项资金购置了40多台电脑、扫描仪、打印机等办公系统必备设施，不到20天就解决了系统运行的硬件问题。  

　　系统刚开始运行时，经理们不熟悉系统操作，只能由合同管理人员把合同从系统中打印出来，连同审批表上报经理书面签批，然后再以自己的名义在系统中记录。为尽快简化办公程序，经理们主动克服困难，利用业余时间认真学习，在最短的时间内学会了上机审批。如今，他们还会经常为合同管理系统运行提出一些改进建议。   

　　“合同管理系统运行越来越快，越来越规范，效率越来越高”，成为两年来合同管理系统业务员的共识。  

　　明确分工  

　　在合同管理系统调试阶段，要在短短两个月中既要启动系统运行，完成系统用户及组织机构注册、流程设定等大量复杂的初始化工作，又要完成对500多名用户的系统使用培训，同时还不能影响每天近70份合同的审核、盖章、存档等正常的合同管理业务，并且没有成型的经验可以借鉴，时间紧、人手少，难度之大可想而知。以“严、细、实、快”而著称的吉化人再一次在困难面前表现出了非凡的勇气和智慧。  

　　启动合同管理系统，他们抓住了三个关键点：制定切实可行的操作方案；将系统初始化全部集中，在最短的时间内强化培训业务骨干，建立下属17个单位的组织机构和完成最初500余名系统用户的注册；系统培训因人、因时而异，针对系统中不同角色的用户，分为合同承办组、审查组、系统管理组三个组分别进行培训。  

　　到2004年12月底，吉林石化合同管理系统拥有838名用户、42个用户组。流程任务66条，流程规则195条。覆盖下属19个二级单位、15个机关处室。下一步需要解决的便是如何规范运行、规范管理，实现合同管理的交易安全、提高合同的交易质量。   

　　吉林石化及时汇总分析系统运行过程中发现的问题，出台了《合同管理系统操作管理规定》，对合同管理系统的管理责任、权限、考核等进行明确规定，及时解决了系统运行后合同管理出现的新问题。“有了规定，就要严格执行。”在吉化领导的关注中，不到一年的时间，吉林石化合同就全部实现了网上申报、审批。   

　　“令行禁止”，吉林石化严格要求各单位遵照执行下发的管理规定及规范性文件，并将执行效果纳入合同考核体系。考核对象分为单位和责任人，对于违反相关规定的，以问题台账的方式对责任人、责任单位进行记录汇总，并将其纳入每月开展的“岗位责任制检查”活动，与员工个人收入挂钩。据统计，因违反合同管理系统操作有关规定受到处罚的相关责任人共计 389 人，处罚金额总计25600元。  


　　为提高合同管理人员的法律素质和公司合同的交易水平、交易质量，吉林石化先后举办了4期总计550余人次参加的培训班，通过聘请系统开发专家，采用信息网络的集中互动培训、办公环境的个别辅导、解决问题的现场指导等方式，不断深化对合同管理系统的培训。  

　　在系统功能逐步优化的同时，为了防范和控制合同法律风险，公司进一步加强了合同管理的基础工作，将合同打印、盖章、存档等业务全部集中到公司企管法规处，保证了公司的合同管理系统运行得规范、有序。  

　　整合管理业务  

　　吉林石化始终坚持这样一个原则：系统是为人的管理服务的。因此，他们在使用合同管理系统的同时，更加注重如何发掘利用系统的各项功能，不断整合业务，提升业务管理水平。三年来，他们成功地完善了合同管理制度，拓展并整合了合同管理业务，利用系统管理合同业务，形成齐抓共管的局面。  

　　受合同管理系统的开发思路和功能设置的启发，吉林石化结合内控风险管理，先后三次修订《合同管理制度》，从合同申报、合同审批、合同签订、合同章使用与管理、合同履行等各个环节进行了改进。依据合同规范交易如今已经成为公司交易安全的有力保证。制度的完善和执行，将合同管理真正融入生产经营管理活动中，突出了合同管理在企业管理中的重要作用。三年来，公司没有发生一起因合同引发的纠纷。  

　　吉林石化在合同管理系统运行中进行创新，利用合同管理系统管理合同相对人，为招投标创造有利条件。上网的合同相对人的资质审核率达到了100%，将未经准入的合同相对人自动拒于网外，大大减少了合同签订过程中相对人不具备资质的法律风险。截至2007年3月，1280家供应商和250家服务商全部实现了网上准入审查、准入开证、动态管理、淘汰评级等多项业务管理。利用这一共享资源，电子商务部从动态的市场中选商，并受到公开监督。相对人市场的规范管理大大提高了合同签订质量，并直接降低了公司的成本支出。据统计，实行新的管理规定之后，公司的物资采购招标率上升了10个百分点。  

　　2006年上半年，以“务实、创新、人本”而著称的吉化新一届领导班子提出了“集中的权利分散化，隐蔽的权利公开化”、“资源市场与招投标管理严格分开”的管理理念。中国石油一直倡导的“市场准入管理—招投标管理—合同管理”交易管理的理想模式，终于随着吉林石化公司《资源市场管理规定》、《招投标管理规定》的出台，在合同管理系统中牵手并紧密联结在一起。  

　　如今，合同管理系统作为吉林石化各部门共享的管理软件，凡与合同管理有关的业务，只要能纳入系统的全部纳入系统管理，形成了合同管理齐抓共管的良好局面。

来源：中国石油石化

【编辑：黄镭】