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跨国公司对外聘法律顾问管理的八大政策

2019/2/19 字体: 来源:赛尼尔法务管理 作者:

外部顾问政策表明了公司对外聘顾问的期望(要求)(expectations)。公司将指定监管者(内部法律顾问)负责批准外部顾问的(诉讼)策略、人员安排、工作计划、预算安排和账单汇报。文中详细描述了公司对外部法律顾问管理应涵盖的八个方面。

 

外部顾问政策表明了公司对外聘顾问的期望(要求)(expectations)。这些和外聘顾问共同分享的制度是保持内部顾问和外部顾问集中于加强法律服务质量和控制法律费用、开支的公司目标。

你应该认真审视和修正外部顾问政策样本以适应自己公司的管理流程和企业文化。例如,有的公司根据诉讼状况和未来战略要求它的外部法律顾问每周或每月呈送报告。而有的公司认为这类报告没有必要且费用不菲,并通过定期的电话会议保持对诉讼的掌握。类似的,你也许从详尽十足的费用单和书面战略备忘录中获益——但记住你是需要为此备忘录付出成本的。

 

总之,公司的外部顾问政策(制度)通常比其他工具包更多地体现了某个公司的特殊利益。你的公司也许从外部顾问持续提供的报告和账单中意识到明显的好处,但是应该花时间认真考虑其要求的形式(格式)(the form of itsrequirements)。

 

公司将指定监管者(内部法律顾问)负责同外部顾问的联系并帮助外部顾问与雇员、经理、执行官的会见,适当的时候要进行记录。监管者将负责批准外部顾问的(诉讼)策略、人员安排、工作计划、预算安排和账单汇报。公司对外部法律顾问的管理至少包括以下八个方面。

 

1. 策略(战略)

 

外部顾问负责制定能达到公司目标的(诉讼)战略并须获得内部顾问的认可,修订该战略时需要通知监管者。关于诉讼策略、证据开示、和解和审判的所有决定需要得到监管者的许可或者在其指导下作出。尽管外部顾问经常与公司的提供诉讼策略建议的个人直接接触,但是,所有关于诉讼事务的最终决定都必须来自或提前得到作为监管者的内部顾问的许可。

 

2.人员安排和收费

 

内外部顾问双方达成关于收费(率)的协议至关重要。外部法律顾问负责确定每个律师和其他参与员工的姓名、经验水平、专业程度及小时计费人员的工作效率。

 

面对小时收费,公司要考虑信誉和支付能力,注意收费率不高于律所的平均水平。指派的内部顾问需要审批员工安排和每件事的收费,当然包括收费率的变更。一般来说,收费率不应在事情的一开始就提高。当出现诸如律师离开律所,需要新人参与并熟悉相关文档带来的多余费用时,由于该事件并非公司控制范畴,公司不会支付该部分的多余款项。

 

公司关注于处理结果而非努力过程。公司根据处理结果而非律所付出的时间支付报酬。基于长期合作关系,公司也可以就降低小时费率和总额折扣问题征求律所意见。

 

3.工作计划和预算

 

律所受托处理事务的60日之内,外部顾问应该与内部顾问磋商后制定工作计划和预算。该工作计划应提供:(1)关键问题或调查区域的简要概况;(2)潜在的损失,是否存在保险及潜在损失的范围;(3)可预期的未来活动;(4)处理问题的战略。预算应该包括预期的费用和付款,如咨询费用、专家论证费用等等。公司希望外部顾问的计划包括对和解或其他早期处理办法是否最符合公司利益进行评估。

 

4.账单

 

公司要求详尽的每月账单。账单应该包括律师姓名、服务日期、服务内容,费用等级(费用率)。支出一项要特别标出日期、目的、数量等。大量支付如无限制的集中电子化研究服务、大量的复印、文档电子化等等,未得到内部顾问许可的话是不予报账的。公司不为下面无限制的支出付款(1)电脑,邮件,或文字处理费用,(2)会议费用或会议厅租金,(3)办公用品,(4)图书馆借阅,(5)餐费(经许可的出差餐饮费除外),(6)来往于律所间的出租车或豪华轿车费用(即使在夜间),(7)秘书、文字处理、抄写、校对、归档、索引,(8)当地电话费,(9)传真费,(10)影印每张超过10美分或者律所影印费事实上更低。

 

5.法律研究

 

公司只为对保护自己利益必要的研究付费。任何重大研究都要经过内部顾问的同意。公司要求律所将重要的备忘录或意见复印件提供给内部顾问。公司不会为律所对律师的基础性培训或外部顾问挑选的基础性专家意见出钱。公司不会为花在利益冲突检查上的时间或者对外部人员索取信息的花费支付价款。

 

6.利益冲突检查

 

公司希望律所的冲突检查围绕客户和问题冲突展开。包括(a)跟公司商业或者法律利益相冲突的任何其他客户(b)任何担任高管、执行者、经理的个人或实体或对立公司的股东。

 

外部顾问负责尽快通知内部顾问任何实在的或潜在的冲突,不管是否发生在受雇之后。通知和消除冲突必须经书面答复确认。

 

7.ADR替代解决办法和事务处理

 

公司希望尽可能快速、经济地处理案件,避免受困于法律。所以,外部顾问也要寻求诸如调解、仲裁或其他处理案件的方式妥善处理公司问题。有效的处理须同内部顾问协商决定。外部顾问在进行案件谈判前或决定任何诉讼前必须经过内部顾问的书面授权。

 

8.交流

 

公司致电外部顾问时,希望得到迅速回电。

 

外部顾问在作出实质动议、证据开示,或提起诉讼、反诉、交叉诉讼等等行为前要求询问内部顾问并得到同意。外部顾问提交答辩稿、简报之类的重要文件,应该给内部顾问留出至少一周时间用于思考、评估和批准。公司希望提前得到关于重要会议、听证、宣誓作证、处理会议、审前准备会议和审判日期等等的通知,并得到诉状和律所准备的所有法律备忘录。

 

一般地,内部法律顾问专门代表公司与外部顾问交流。公司获知证据开示最后期限或审判信息等的时间限制都是通过内部顾问。当外部顾问与本公司直接处理案件的某个人合作成为必要时,保证外部顾问及时快捷地提建议给内部顾问很重要。此时,外部顾问尽可能快地为内部顾问提供建议成为职责所在。提交公司该个人的通信和文档也需要送给内部顾问一份。未经内部顾问允许,外部顾问不得接受公司任何其他个人的指示作出法律决定。

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