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建设合同标准文本的全景化管理体系,合同管理数字化转型路上砥砺前行

2020/8/10 字体: 来源: 作者:李辉 中国联通法务部


合同标准文本作为法务工作领域的一种资源,其强聚合强关联的鲜明特性,在合同管理数字化转型中扮演着创造价值的角色,在业务发展中发挥着助推器的作用。信息化技术的普及,合同管理系统和电子合同管理系统的大规模建设使用,丰富了合同标准文本的管理手段,大幅提升合同标准文本的管理水平,催生了合同标准文本的全景化管理,拉开了合同管理数字化转型的大幕。

 

一、双向管控,构建复合型管理架构

随着公司常规业务的不断成熟,合同标准文本的数量呈现井喷式增长,合同标准文本的使用率随之大幅上升。经历了疯狂扩张期,碎片式的工作方式不再能满足合同标准文本的全面发展,多种管理手段被引入到新阶段的工作中。

(一)正向管控,规范制订与滚动更新双轮驱动

正向管控发挥指导和规范作用。第一,文本内容要符合企业利益。合同标准文本承载了企业运营中商事行为的关键要素,深度融合公司业务,是合同管理与业务拓展形成合力的重要抓手。内容上要聚焦业务场景,保障企业利益最大化,守住法律底线,寻求风险管控与业务发展的平衡点。第二,效力要有保障。合同标准文本必须在合同管理系统中完成起草、审签、定稿、发布的全流程在线流转,由合同管理系统行使唯一的数据源管控权。第三,强制使用。对于已制定合同标准文本的业务,必须采用合同标准文本起草合同。第四,敏捷迭代。合同标准文本要及时对接新业务发展节奏,结合商业模式、适用场景发生的重大变化进行局部条款修订、版本更新,做到合同文本与业务的高度契合。订、改、废形成工作闭环,常态化推进。

(二)   反向监督,加入负面清单管理方式

反向监督起到防微杜渐的作用。负面清单是禁止性清单,列明合同对外签订的禁止事项和管理红线,重点落实企业在特定业务领域集中化、一体化的管理要求。厘清企业内部各单位之间对外签约的权限边界,集中管控两类合同,一是禁止下级单位自行签署的合同,二是报经上级单位批准或授权后下级单位可以签署的合同。负面清单管理内容涉及公司生产经营、业务拓展等需对外订立合同(包括具备合同实质内容并对权利义务做出明确约定的框架协议、备忘录、意向书和承诺书等法律文件)的事项,也要定期更新、动态调整。

 

二、依托信息化系统,合同标准文本采用双结构化管理模式

(一)双结构化管理是数字化时代的产物

使用合同管理系统完成合同全在线审批流程是双结构化合同标准文本管理的基础。双结构化管理是指将合同标准文本区分为结构化和非结构化两种类型,以合同管理系统对合同标准文本的配置不同作为分类依据。结构化合同标准文本是指合同管理系统对合同标准文本中的条款内容固化,合同起草时只能在规定位置填写具体内容的文本形式。非结构化合同标准文本是指合同管理系统对合同标准文本中的条款内容未进行固化,可进行补充、修订、删除等操作,系统能够自动保存修改痕迹的文本形式。通常内容简单、风险可控、应用成熟的合同标准文本会采取结构化方式。同一合同标准文本可同时制定两个版本。

(二)纸质合同和电子合同的双结构化管理出现差异化

纸质合同的合同标准文本采取双结构化并推的工作方式。起草合同时,必须在合同管理系统中选择已生效的合同标准文本,并在系统中填写、修改、补充相关内容。禁止采用先行下载合同标准文本在本地编辑加工后再回传到合同系统的方式。实践中如修订量超出50%,直接通过自动筛查被系统默认为使用非合同标准文本,不纳入使用合同标准文本的管理范围。纸质合同的定稿沉淀为合同管理系统的数据。

电子合同的合同标准文本已全部采用结构化方式。合同标准文本在电子合同管理系统审核生效后,点对点推送到电商平台,直接嵌入交易环节,在电商平台利用技术手段控制,实现文本条款固化,只允许单方勾选标准内容,由系统自动填充在规定位置。后续在电商平台生成电子合同定稿并沉淀为电商平台的数据。

 

三、纸质合同采取合同标准文本与合同审签流程协同管理方式,聚合专业管控手段创造价值

合同审签流程,是指在合同管理系统进行合同起草,审签至合同定稿的全部过程,一般包括四个流转环节,简称承办部门、会签部门、法律部门和公司领导环节。主要分为一般流程、简易流程和特殊流程。一般流程是合同审签的基础管理流程,经历四个环节流转且每个流转环节覆盖多级审签层级。简易流程是提高合同审签流传效率的有效手段,在风险可控的前提下,只流转部分审签环节,或在流转环节内省略部分审签层级。特殊流程是直接省略了法律部门和公司领导环节的极简流程。

合同标准文本与合同审签流程同是合同管理的重要专业手段,协同管理体现为使用合同标准文本起草的合同审签流程不同。使用结构化标准文本起草的合同,应当采用特殊流程;使用非结构化标准文本起草的合同,应当采用简易流程。这些流程会在系统中预先配置好,由系统自动触发对应流程并全线上流转,极大地提高了法务部门为内部客户服务的效能。从源头入手抓住关键点解决问题,开创了用管理方法解决法律问题的先河,是法务管理为公司创造价值的典型体现。

 

四、建立一体化的合同标准文本数据库,加强资源共享

(一)开发优质系统功能,保障纵向贯通式资源共享

大型企业分支机构多,组织架构层级多。如何保障合同标准文本的通用性、使用的便捷性,是最棘手的问题。发挥系统优势,设计人性化的系统功能,让合同标准文本数据库成为全景视图,使用者在权限范围内可以一点登录鸟瞰全貌。总部制定的合同标准文本,全集团员工可以直接选用;省分公司制定的合同标准文本,全省员工可以直接选用;地市公司制定的合同标准文本,该地市员工可以直接选用。合同标准文本管理一纵到底,实现各级组织架构中全体员工资源共享。

利用系统配置合同管理员角色,精准匹配合同标准文本数据库全量数据查看权及合同标准文本的本地发布权。各级组织架构的合同管理员可以直接对标总部和先进单位的做法,下载数据库中已发布的合同标准文本,结合本地实际修订后发布并广使用。不同分支机构之间通过优势互补实现资源共享,整体拉升了全集团合同标准文本的质量和使用率。

(二)法务人员主动沟通,助推横向联动式资源共享

在企业创新业务开展中,不同部门之间存在着职能模糊地带,会出现业务交叉和雷同的情况。由于创新业务的商业模式尚处于搭建阶段,合作内容边界模糊、各方权利义务表述含混、交易细节复杂多变,单品类业务或是单个项目差异性强,个性化鲜明。加上大型企业固有的部门墙造成信息沟通不畅,不同部门对企业新业务的实际开展情况信息不对称。法务人员可以主动发挥合同综合管理的优势,从正在谈判修订、已签约生效的合同中挖掘创新业务的个案特征,梳理已争取到的企业合法权益,主动从法律角度提供业务建议,助力业务拓展过程中的商业模式设计、公司权益维护、合同文本规范等方面的经验共享,开发法务管理中的增值性工作,推动平行部门之间横向联动,搭建资源共享的桥梁。

(三)   打通系统壁垒,纸质合同与电子合同资源共享

电子合同的合同标准文本统一规范起草,配备有新建、迭代、援引等多种文本创建方式,其中援引指电子合同管理系统可以直接援引合同管理系统中已生效的合同标准文本,不再进行合同审签流程,直接进行跨系统传递,增加了合同标准文本的复用性。对电子合同与纸质合同的标准文本进行关联,实现线上线下合同的一体化管理,保障线上线下同质业务适用合同文本的一致性。

 

五、三大亮点举措,铸就合同标准文本智能化管理雏形

(一)发挥编码能力,提升合同标准文本管理的精准性

合同管理系统和电子合同管理系统,全部使用编码管理法进行合同标准文本管理。每个合同标准文本只有一个编号,是唯一的身份标识,审批生效后由系统自动分配生成。编码规则在线下统一制定后,由系统按照规则自动执行。规则既体现编码唯一性,又体现关联性。迭代版本与原始版本的合同标准文本编号之间具有对应关系,省级分公司与所辖地市公司使用的合同标准文本编号之间具有对应关系,同一文本的非结构化和结构化合同标准文本的编号之间具有对应关系。关联合同标准文本之间的层级演进路径和对应关系明确。不同电商平台适用的电子合同标准文本,在编码中配置对应的平台代码,直接反映电子合同标准文本适用范围。编码管理法为后续的定向关联管理、查询统计等数据集约化应用奠定基础。

(二)电子合同的合同标准文本在审签流程中引入场景管理环节,提升了合同标准文本适用的匹配性

电子合同的互联网属性很强,全线上操作无法保障法务与业务人员的充分沟通。因此在合同标准文本审签流程中引入场景管理环节,具体描述出合同标准文本在电商平台的使用场景,进一步将合同标准文本与业务场景精准匹配,有效保障合同标准文本质量、使用正确率,促进法务与业务同频共振。

(三)利用合同标准文本条款固化商业模式,提升创新型业务谈判的规范性

创新型业务发展到一定阶段,对应的合同签约数量积累到一定程度,法务人员就可以对签约合同进行集中梳理,同步访谈业务人员,将创新型业务中的基础商务因素进行提炼和固化,制定相应的合同标准文本,承载商业模式的主要内容。业务人员可以利用公司的合同标准文本开展谈判,引导合作伙伴为公司提供更多资源。同步提示合作伙伴使用合同标准文本可使用简易流程缩短合同审签时间,提高签约效率。通过对合同标准文本的合理应用,合同管理反哺业务管理,提高业务响应速度,提升运营效能。

 合同标准文本是合同与业务共融管理的粘合剂,将合同与不同场景应用下的业务 “强聚合”,将单合同文本的条款设计与具体业务实际“强关联”,可以扩大合同管理的增值性工作边界,提升合同管理创造价值的能力。展望未来,合同管理必将走上数字化转型之路,用管理的方法解决法律问题日趋常态化。从合同标准文本的全景化管理开始,在数字化转型的道路上砥砺前行。建设合同标准文本的全景化管理体系,合同管理数字化转型路上砥砺前行


合同标准文本作为法务工作领域的一种资源,其强聚合强关联的鲜明特性,在合同管理数字化转型中扮演着创造价值的角色,在业务发展中发挥着助推器的作用。信息化技术的普及,合同管理系统和电子合同管理系统的大规模建设使用,丰富了合同标准文本的管理手段,大幅提升合同标准文本的管理水平,催生了合同标准文本的全景化管理,拉开了合同管理数字化转型的大幕。


一、双向管控,构建复合型管理架构

随着公司常规业务的不断成熟,合同标准文本的数量呈现井喷式增长,合同标准文本的使用率随之大幅上升。经历了疯狂扩张期,碎片式的工作方式不再能满足合同标准文本的全面发展,多种管理手段被引入到新阶段的工作中。

(一)正向管控,规范制订与滚动更新双轮驱动

正向管控发挥指导和规范作用。第一,文本内容要符合企业利益。合同标准文本承载了企业运营中商事行为的关键要素,深度融合公司业务,是合同管理与业务拓展形成合力的重要抓手。内容上要聚焦业务场景,保障企业利益最大化,守住法律底线,寻求风险管控与业务发展的平衡点。第二,效力要有保障。合同标准文本必须在合同管理系统中完成起草、审签、定稿、发布的全流程在线流转,由合同管理系统行使唯一的数据源管控权。第三,强制使用。对于已制定合同标准文本的业务,必须采用合同标准文本起草合同。第四,敏捷迭代。合同标准文本要及时对接新业务发展节奏,结合商业模式、适用场景发生的重大变化进行局部条款修订、版本更新,做到合同文本与业务的高度契合。订、改、废形成工作闭环,常态化推进。

(二)   反向监督,加入负面清单管理方式

反向监督起到防微杜渐的作用。负面清单是禁止性清单,列明合同对外签订的禁止事项和管理红线,重点落实企业在特定业务领域集中化、一体化的管理要求。厘清企业内部各单位之间对外签约的权限边界,集中管控两类合同,一是禁止下级单位自行签署的合同,二是报经上级单位批准或授权后下级单位可以签署的合同。负面清单管理内容涉及公司生产经营、业务拓展等需对外订立合同(包括具备合同实质内容并对权利义务做出明确约定的框架协议、备忘录、意向书和承诺书等法律文件)的事项,也要定期更新、动态调整。


二、依托信息化系统,合同标准文本采用双结构化管理模式

(一)双结构化管理是数字化时代的产物

使用合同管理系统完成合同全在线审批流程是双结构化合同标准文本管理的基础。双结构化管理是指将合同标准文本区分为结构化和非结构化两种类型,以合同管理系统对合同标准文本的配置不同作为分类依据。结构化合同标准文本是指合同管理系统对合同标准文本中的条款内容固化,合同起草时只能在规定位置填写具体内容的文本形式。非结构化合同标准文本是指合同管理系统对合同标准文本中的条款内容未进行固化,可进行补充、修订、删除等操作,系统能够自动保存修改痕迹的文本形式。通常内容简单、风险可控、应用成熟的合同标准文本会采取结构化方式。同一合同标准文本可同时制定两个版本。

(二)纸质合同和电子合同的双结构化管理出现差异化

纸质合同的合同标准文本采取双结构化并推的工作方式。起草合同时,必须在合同管理系统中选择已生效的合同标准文本,并在系统中填写、修改、补充相关内容。禁止采用先行下载合同标准文本在本地编辑加工后再回传到合同系统的方式。实践中如修订量超出50%,直接通过自动筛查被系统默认为使用非合同标准文本,不纳入使用合同标准文本的管理范围。纸质合同的定稿沉淀为合同管理系统的数据。

电子合同的合同标准文本已全部采用结构化方式。合同标准文本在电子合同管理系统审核生效后,点对点推送到电商平台,直接嵌入交易环节,在电商平台利用技术手段控制,实现文本条款固化,只允许单方勾选标准内容,由系统自动填充在规定位置。后续在电商平台生成电子合同定稿并沉淀为电商平台的数据。


三、纸质合同采取合同标准文本与合同审签流程协同管理方式,聚合专业管控手段创造价值

合同审签流程,是指在合同管理系统进行合同起草,审签至合同定稿的全部过程,一般包括四个流转环节,简称承办部门、会签部门、法律部门和公司领导环节。主要分为一般流程、简易流程和特殊流程。一般流程是合同审签的基础管理流程,经历四个环节流转且每个流转环节覆盖多级审签层级。简易流程是提高合同审签流传效率的有效手段,在风险可控的前提下,只流转部分审签环节,或在流转环节内省略部分审签层级。特殊流程是直接省略了法律部门和公司领导环节的极简流程。

合同标准文本与合同审签流程同是合同管理的重要专业手段,协同管理体现为使用合同标准文本起草的合同审签流程不同。使用结构化标准文本起草的合同,应当采用特殊流程;使用非结构化标准文本起草的合同,应当采用简易流程。这些流程会在系统中预先配置好,由系统自动触发对应流程并全线上流转,极大地提高了法务部门为内部客户服务的效能。从源头入手抓住关键点解决问题,开创了用管理方法解决法律问题的先河,是法务管理为公司创造价值的典型体现。


四、建立一体化的合同标准文本数据库,加强资源共享

(一)开发优质系统功能,保障纵向贯通式资源共享

大型企业分支机构多,组织架构层级多。如何保障合同标准文本的通用性、使用的便捷性,是最棘手的问题。发挥系统优势,设计人性化的系统功能,让合同标准文本数据库成为全景视图,使用者在权限范围内可以一点登录鸟瞰全貌。总部制定的合同标准文本,全集团员工可以直接选用;省分公司制定的合同标准文本,全省员工可以直接选用;地市公司制定的合同标准文本,该地市员工可以直接选用。合同标准文本管理一纵到底,实现各级组织架构中全体员工资源共享。

利用系统配置合同管理员角色,精准匹配合同标准文本数据库全量数据查看权及合同标准文本的本地发布权。各级组织架构的合同管理员可以直接对标总部和先进单位的做法,下载数据库中已发布的合同标准文本,结合本地实际修订后发布并广使用。不同分支机构之间通过优势互补实现资源共享,整体拉升了全集团合同标准文本的质量和使用率。

(二)法务人员主动沟通,助推横向联动式资源共享

在企业创新业务开展中,不同部门之间存在着职能模糊地带,会出现业务交叉和雷同的情况。由于创新业务的商业模式尚处于搭建阶段,合作内容边界模糊、各方权利义务表述含混、交易细节复杂多变,单品类业务或是单个项目差异性强,个性化鲜明。加上大型企业固有的部门墙造成信息沟通不畅,不同部门对企业新业务的实际开展情况信息不对称。法务人员可以主动发挥合同综合管理的优势,从正在谈判修订、已签约生效的合同中挖掘创新业务的个案特征,梳理已争取到的企业合法权益,主动从法律角度提供业务建议,助力业务拓展过程中的商业模式设计、公司权益维护、合同文本规范等方面的经验共享,开发法务管理中的增值性工作,推动平行部门之间横向联动,搭建资源共享的桥梁。

(三)   打通系统壁垒,纸质合同与电子合同资源共享

电子合同的合同标准文本统一规范起草,配备有新建、迭代、援引等多种文本创建方式,其中援引指电子合同管理系统可以直接援引合同管理系统中已生效的合同标准文本,不再进行合同审签流程,直接进行跨系统传递,增加了合同标准文本的复用性。对电子合同与纸质合同的标准文本进行关联,实现线上线下合同的一体化管理,保障线上线下同质业务适用合同文本的一致性。


五、三大亮点举措,铸就合同标准文本智能化管理雏形

(一)发挥编码能力,提升合同标准文本管理的精准性

合同管理系统和电子合同管理系统,全部使用编码管理法进行合同标准文本管理。每个合同标准文本只有一个编号,是唯一的身份标识,审批生效后由系统自动分配生成。编码规则在线下统一制定后,由系统按照规则自动执行。规则既体现编码唯一性,又体现关联性。迭代版本与原始版本的合同标准文本编号之间具有对应关系,省级分公司与所辖地市公司使用的合同标准文本编号之间具有对应关系,同一文本的非结构化和结构化合同标准文本的编号之间具有对应关系。关联合同标准文本之间的层级演进路径和对应关系明确。不同电商平台适用的电子合同标准文本,在编码中配置对应的平台代码,直接反映电子合同标准文本适用范围。编码管理法为后续的定向关联管理、查询统计等数据集约化应用奠定基础。

(二)电子合同的合同标准文本在审签流程中引入场景管理环节,提升了合同标准文本适用的匹配性

电子合同的互联网属性很强,全线上操作无法保障法务与业务人员的充分沟通。因此在合同标准文本审签流程中引入场景管理环节,具体描述出合同标准文本在电商平台的使用场景,进一步将合同标准文本与业务场景精准匹配,有效保障合同标准文本质量、使用正确率,促进法务与业务同频共振。

(三)利用合同标准文本条款固化商业模式,提升创新型业务谈判的规范性

创新型业务发展到一定阶段,对应的合同签约数量积累到一定程度,法务人员就可以对签约合同进行集中梳理,同步访谈业务人员,将创新型业务中的基础商务因素进行提炼和固化,制定相应的合同标准文本,承载商业模式的主要内容。业务人员可以利用公司的合同标准文本开展谈判,引导合作伙伴为公司提供更多资源。同步提示合作伙伴使用合同标准文本可使用简易流程缩短合同审签时间,提高签约效率。通过对合同标准文本的合理应用,合同管理反哺业务管理,提高业务响应速度,提升运营效能。


合同标准文本是合同与业务共融管理的粘合剂,将合同与不同场景应用下的业务 “强聚合,将单合同文本的条款设计与具体业务实际“强关联,可以扩大合同管理的增值性工作边界,提升合同管理创造价值的能力。展望未来,合同管理必将走上数字化转型之路,用管理的方法解决法律问题日趋常态化。从合同标准文本的全景化管理开始,在数字化转型的道路上砥砺前行。

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