▎作者：李辉
▎来源：中国联通法务部
在互联网转型的大变革时期，合同管理如何才能发挥效能，为公司创造价值，是一个全新的挑战。国务院国资委近年来一直强调加强信息化建设提高合同管理水平，促进数字化转型在法律战线的落地实施。因此，探索建立合同数据智能化管理机制，进行合同数据数字化管理升级，实现合同数据共享，是一个新课题也是一个新挑战。合同管理赋能，从数字化转型开始。
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合同数据是公司全量经营信息数据的核心组件
合同作为公司业务开展的法律载体，集中体现了公司经营活动的商业核心要素，合同数据成为公司经营性信息的集成芯片，发挥着越来越重要的作用。通常一个公司拥有多个业务系统，如烟囱林立，系统隔离流程断裂数据分散，无法形成业务开展的全流程贯通和数据的全场景应用。
从商机到合同签订达成交易，再到合同履行至合同终止交易完成。合同贯穿于业务发生、推进、结束的全过程，合同续签是业务新周期循环的起点。作为公司必须执行的法律文件和管理文件，合同的每一个条款都要按照公司内部的制度、流程被执行，合同因此成为企业经营管理的刚性要求和工作依据。合同数据作为最基础最真实最准确的交易数据，奠定了其在数据管理中的核心地位，是公司全量经营信息数据的重要组成部分。
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合同数据管理是法律工作中管理属性最强的风景线
合同数据管理的价值，远远脱离了其法律管理及合规保障的原始作用，深入浸透到公司的运营管理中，主动发挥推动业务开展的正向作用，从守护价值跨跃到创造价值。合同管理作为公司重要的管理手段，参与到公司的经营活动中。合同数据作为联系客户与业务的纽带，成为交易行为商务数据的底座，勾勒出公司客户、业务、收入、风险的动态全景图。合同数据的积淀与共享，直接开启合同经营性数据仓库的建设之路，进一步为公司全量经营数据的数据湖汇聚奠定基础。合同数据管理，是法务管理的内容，更是一门专业的管理学科。合同签订后，及时将合同数据从合同文本中分离、抓取出来，加工成可拆解、可分类、可组合处理的形式，为公司不同的管理部门提供个性化的数据对接服务。后续以合同原始数据为牵引，回收稽核所有关联的外部商务数据和内部运行、维护、管理数据，动态叠加，逐渐聚集为公司的全量经营数据。拥有大量数据后，加入算法模型，对数据进行分析，为公司整体经营活动的商业利益盘整、收入预测、前景规划提供依据。这是一个以合同数据为对象的管理学科，是从管理的角度对法律工作赋能，在公司管理的大平台上发挥合同管理效能。
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采用最新的技术手段支持合同数据的智能化管理
结合合同数据管理的互联网化特性，必须对合同数据进行结构化、数字化、智能化的“三化”处理，这是合同数据具有广泛应用性的前提条件。一是结构化解析。主要是将不可拆解的合同文本信息变成可拆解可组合可发送的数据，改变合同文本属性，将合同条款中承载的信息作为管理数据进行加工处理。这种情形下合同数据处理已脱离合同的法律属性，作为公司管理文件进入公司内部管理流程，完全按照公司管理要求开展工作，进入公司端到端全流程的主航道。在结构化解析工作中，可以引入工单这种先进的工作方式，按照不同管理领域的需求设定工单的管理项并设置为系统的核心字段，例如可分为客户基础信息、交易信息、财务信息、风险信息等一级目录，在一级目录下还可以再设置子目录，增加更具体的管理项并配置对应字段。利用字段这种系统通识语言，就可以在线上对合同数据拆解、分类、归集、发送，将不可分割的整体数据改造为可拆解的数据包，以数据包为单位进行推送，彻底提升了数据应用的规范性便利性体系性，完成将合同文本变为合同数据的转型再造。二是数字化处理。对数字化工作方式最基础的理解，可以看成是一种技术手段，通过先进的技术对合同数据进行灵活的全线上的拆解、分发、聚合。从而使得由合同文本加工生成的合同数据，可以在技术处理后具备可分割、编辑、衍生的条件，利用信息化手段做数据存储和沉淀，适应全在线工作方式，为其他数据提取方提供合同数据输出和关联服务，同时接收合同数据衍生的商务数据，聚合为以合同数据为枢纽的经营数据群，完成线上数据库建设，随时调用合同数据和合同衍生数据。三是智能化管理。基于合同数据的原始属性中同时具有法律元素、商务元素、管理元素，其必然成为公司与客户外部交易和公司内部管理的枢纽，接受多维度多渠道多职能线的管理。常见应用场景有合同数据的分发、合同衍生数据的回收、合同业务数据的里程碑展示、基于合同的业务数据与开票信息和回款金额的匹配、合同履行数据与违约风险预警的关联等。因此，在合同数据收集、传递、匹配等多方面形成工作联动，逐步建立合同数据的法律、业务、商务多重管理维度的智能化管理体系，逐渐向合同数据的集约运营方向发展，最终利用合同数据为公司创造价值。
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主动提供合同数据共享服务
合同数据进行结构化、数字化、智能化“三化”处理，为合同数据共享奠定基石。共享需要统一、通用标准下生产出的成型产品，定制化合同数据包就是这种可以共享的合同数据产品。源于合同文本提炼出的合同数据包，任何使用者都可以看得懂、直接用，使得合同数据管理具备精准性灵活性丰富性。同时，合同管理为全公司提供唯一的合同数据源，有效加强了合同风险控制，将合同合规风险防范迁移到事前预防阶段，更好的做到了对风险进行正向管理、预防管理、前瞻管理。全线上的工作流，可以利用系统对接方式直接推送传递数据，将定制合同数据包定向提供给不同的使用者，同时沉淀在不同管理系统中，从源头上彻底解决了合同数据重复录入造成混乱的问题，通过分享促进共享，大大提升合同数据的管理质量和服务效率。
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采用最新的技术手段支持合同数据的智能化管理
合同管理引入互联网基因后，合同管理内容上增加了合同数据管理，未来合同数据具有成为数据资产的发展空间。打破合同信息恪守保密原则的局限性，将传统的“合同文本推送”转型为新业态下的“合同数据推送”，采用定制合同数据包推出区隔化、显性化服务，充分发挥合同管理效能。
在传统合同管理流程中，增加“注册激活”工作环节。传统的合同管理从“签字盖章”直接进入“合同履行”环节，从而启动合同履行工作流程。合同数据管理要求“签字盖章”后加入“合同注册”和“合同激活”两个环节。“合同注册”指通过线上操作，强制上传已经签字盖章合同纸质文本扫描件，加强合同状态控制，完善合同档案管理，定位于收集具备法律效力的真实的、准确的数据。“合同激活”指人工启动合同履行流程。提前设计制定《生效合同合同数据结构化工单》（以下简称《工单》）并内嵌于合同管理系统中。《工单》用于利用专用字段做数据化处理，完成合同数据的拆解和归类处理。通过先进的技术手段可以一次性收集填充合同审签过程中已经填写过的信息，并自动带入《工单》，经人工复核、补充校验前期未填写或合同审签过程中发生变化的信息，保证合同激活后进入履行流程的合同数据，是源于生效合同，可直接发送并具备加工整理条件。通过人工激活来保障合同数据的精准，启动合同履行流程。
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建设系统用信息化手段承载全线上工作流程
进行小规模的系统建设，发挥合同数据共享平台的作用，保障工作流程通畅、关键控制点清晰，支持工单填写、合同的注册与激活全在线操作，支持数据的全在线采集。系统可采用双功能区结构设计。一是工单生成功能区，将生效合同的文本拆解成结构化字段，依据系统自动抓取信息为主、人工填写为辅的原则，组合生成《工单》，为后续合同数据分类管理，定制化分发奠定基础；二是激活操作功能区，合同经办人员在此进行合同注册操作和合同激活操作。
随着国家智慧治理智慧管理的改革步伐越来越快，企业必须思考智慧管理智慧运营，基于能力的合同数据管理，是合同管理的新领域。在合同管理中加入合同数据智能化管理，有效提升了合同数据的通用性，推进合同数据在企业内部业务领域管理领域的全流程共享，在外部交易中企业与客户之间基于交易的全量商务信息共享，充分赋能法务合规管理工作，法治建设在助力企业高质量发展发挥更大的作用。
赛尼尔法务智库
用管理的方法，解决法律问题北京赛尼尔风险管理科技有限公司成立于2008年，是一家以企业法律部门为主要服务对象，以合规管理咨询、法务管理咨询、法律风险测评、法务管理培训、法务管理资讯、法务管理活动、法律业务数据库等为主要服务领域的专业机构，在相关领域具有广泛的影响力。公司核心人员具有丰富的企业法务管理经验，是企业法律领域的第一个国家标准《企业法律风险管理指南》（GB27914/2011）主要起草者，参与组建了中国政法大学企业法务管理研究中心。公司与中国企业法务管理研究中心共同组建了国内最大、最权威的专家顾问团队，已拥有150余名国内外著名企业的总法律顾问、法律事务部负责人，代表了目前企业法务管理研究和实务的最高水平。公司与中国法学会、法制日报、北京仲裁委多家知名机构结成战略合作关系，秉承“用管理的方法解决法律问题”的核心理念，努力打造企业法务生态圈。公司先后承担国务院国资委《企业法律顾问制度与公司制度研究》《企业法务信息化建设》等多项课题，参与了《中央企业合规管理指引》起草，为100余家国内外知名企业如国家电网、中国华能集团、阿里巴巴、中央电视台等提供专业咨询和培训服务。其中，公司为国家电网、中国同辐股份有限公司、南方电网、北京国资公司、沈鼓集团、中国电信、中国移动等多家央企提供合规管理体系建设咨询服务。公司拥有注册商标6件、软件著作权登记证书2件，上市公司法律风险指数研究获2017年《中国企业发展与改革研究会创新成果一等奖》、上市公司法律风险指数测评系统2016年在中国互联网大会荣获“互联网+法律创新项目大奖”。
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