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法务管理信息化的困惑和成功的关键

2019/2/19 字体: 来源: 中国商业电讯 作者:刘爱和

  在经济全球化的背景下,竞争日趋激烈,企业经营的法律环境日益复杂。实施有效的法律事务管理,建立法律事务管理体系,全面、系统、科学地识别、分析、控制法律风险,成为当前企业经营发展中一项十分重要、紧迫的工作。当前,中国企业愈加关注法律事务管理,因为它不仅仅是一个经营管理问题,更是一个重大法律问题。尤其是对有国际化需求的中国企业,需要更加了解当地的法律法规要求,并满足合规的要求。


  尤其是对大型国企而言,市场化经营的关键是依法经营,所以大型国企近年来都非常重视企业的法务管理工作的建设。同时,2014年是国资委落实“中央企业法制工作第三个三年目标”的最后一年,法务管理信息化又是企业法务成果的集中体现。故此,多数大型国有企业都在探索、实践法务管理信息。在这个探索、实践的过程中有很多困惑,只有对这些困惑进行深入的分析,才能保证法务管理信息化的成功。


法务管理信息化的困惑之一:法务部的全部职能同时信息化,还是部分职能信息化?

  各个大型企业的法务部职责定位不同,相应的职能也不同。但是多数大型企业的法务部都有以下职能,比如合同管理、案件管理、知识产权管理、法律风险管理、授权管理、证照管理、外聘律师管理、参与重大决策、规章制度管理等等。那么是否这些管理都要信息化呢?在此先给大家介绍一个简单分析模型。这个分析模型从业务管理成熟和信息化依赖程度两个纬度来分析。如果业务成熟度高(相关的制度和流程已经很规范),信息化依赖程度也高(比如每年发生的数量非常多),这种情形下,就有信息化的基础和信息化的必要性了。若业务管理成熟低,一定不要着急上信息化,这不仅仅IT供应商的业务咨询能力问题,而是管理实践和管理习惯的问题。若信息化依赖程度低,比如有的企业发生纠纷的数量非常少,那么就没有信息化的必要了。可以借助这个简单模型,来逐个分析一下法务部各个业务的管理现状是什么,就比较容易从定性的角度,来判断信息化的实施策略。从笔者帮助多家企业法务信息化的实践来看,还是先将合同管理业务信息化,待合同管理信息化系统应用比较成熟后,再将其他业务逐步信息化,风险更低,效果更显著。而不是简单粗暴的一刀切,直接上一个法务管理一体化信息台。当然,有的企业各个法务工作管理都比较成熟了,另当别论。


法务管理信息化的困惑之二:是选择有咨询能力的IT供应商,还是选择专业的IT供应商?

  因为市场上旺盛的需求,很多软件厂商都投入到法务管理系统领域来。在当前法务管理系统市场上的供应商可以概括为两类:其一,强调自己IT开发实力的供应商,它们通常有比较成熟基础产品,同时具备很强的定制开发实力;其二,强调自己咨询实力和IT开发实力都很强的IT供应商。到底该选择谁,好像是个非常难的问题,其实是个非常简单的问题。因为,在激烈的竞争市场中,同时具备非常强的咨询实力和IT开发实力的IT供应商是基本不存在的。若是法务管理的业务问题需要解决,应该找专业的咨询公司或律师事务所来解决。你能相信一家本质上是IT公司给你的提供的专业的合同文本,若真的能提供,将会由大批律师失业了。若是法务管理的业务没有问题,仅仅是信息化的问题,就应该选择专业IT供应商。若是两者都有问题,那就应该找一家专业的律师事务所和一家专业的IT供应商同时来解决问题。术业有专攻,不用赘述了。


法务管理信息化的困惑之三:现有OA系统中已经有法务管理,还需要专业的法务管理系统吗?

这个问题比较复杂,从两个方面来分析:

  一是,关于OA系统的定位。在很多企业,除了ERP之外,OA系统算是非常重要的信息系统了。因为,OA系统不仅仅是个全员系统,还是领导经常用的系统。另外,OA系统中除了公务审批外,还有很多其他业务性质的审批,比如与法务相关的合同审批、授权审批等等。相信用过OA系统的企业都有体会,OA主要处理的是审批过程,很少保存业务数据。更不会有深入的业务数据分析、图表展现等。

  二是,关于法务部的职责定位。以合同管理业务为例,传统的法务部的职责仅仅是合同的事前参与审核,对合同的执行监控,对合同结果数据的分析管理的很少。但现在的多数企业,都在强调全生命周期的管理,事前要审核、事中要监控、事后要总结分析,而不是只关注事前审核。当然,不能否认还有少数企业现在关注点还仅仅是合同审核,这种情况下,真的有OA系统就够了。

  另外,也有企业说,我们在OA系统中,把过程监控、结果数据分析的功能开发出来,不就可以了吗。答案是当然可以,但笔者相信这种方式付出的成本绝对比上一套专业的法务系统的成本还要高。从风险和成本两个角度综合考虑,还是把专业的事交给专业的系统来处理吧。

在简单分析了法务信息化的困惑之后,再来总结一下,法务信息化成功的关键要素。

 

  法务管理的信息化系统的建立,需要确定管理目标、需求分析、功能设计、代码开发、系统测试、上线试运行、正式上线7个阶段。在系统建设完毕后,还要组织管理人员培训,系统完善,系统维护等。法务管理信息化系统的成功是个比较复杂并需要持续投入的事情。在此就不赘述信息化项目的成功一定要有的领导支持,相关部门的密切配合等套话了。只想强调法务信息化成功三个关键:

  关键一是,制定与信息化要求匹配的法务管理制度。要健全和完善法务管理相关的业务流程和技术规范;以合同管理业务为例,包括合同分类标准、合同编号规则、合同信息录入规范、合同审核的电子化流程、合同执行监控要求、合同统计分析模型等等;为了防范信息外泄,还要制定可行、有效的安全措施,提高合同信息的保密性。如果没有规范的制度和标准,信息化系统就无法建立;如果各级单位合同管理部门不按统一的标准去做,各自为政,像一盘散沙,那么企业的合同信息化系统就无法畅通,资源共享也就难以实现了。

  关键二是,建立与其他系统集成。在新建一个信息系统时,必须充分考虑与其他系统的集成的问题,避免信息孤岛产生。在法务管理系统实施时,必须开发标准的系统集成接口,实现与OA系统、ERP系统等系统的集成。以合同模块与财务系统、OA系统、ERP系统的集成为例,简述如下。

(1)与财务系统集成。在财务系统中支付模块需要调用合同相关信息,完成付款审批,在合同管理模块中查看合同付款情况,进行合同履行监控。在合同管理模块查看相关预算执行情况,进行合同起草、审批中的预算控制。

(2)与OA系统集成。合同管理模块与OA系统,在合同管理模块中使用相关事项审批信息,在OA首页显示合同待办事项,实现统一待办。法务管理系统与单点登录系统集成,实现用户统一管理、单点登录功能。

(3)与ERP系统集成。合同管理模块与ERP系统集成,保证合同相对方信息与ERP客户、供应商数据的一致性。

  关键三是,建立优秀的法务管理队伍。优秀人才的作用在企业中越来越重要了,同样法务管理信息化的实施的关键也离不开优秀管理人员队伍的建设。首先要提高法务管理人员的信息化意识。由于信息化文件的录入、上传、评审、归档、检索、传递等都是在计算机上实现的。这就要求法务管理人员不仅要熟悉管理办法和标准,还要掌握计算机的操作和法务信息化管理系统的使用,以确保数据的准确性。其次要重视提高法务管理人员的工作技能,企业要积极创造学习氛围,定期举行法务管理信息化的培训,提高法务管理人员的信息化工作技能。

  笔者期望通过对法务信息化的困惑和成功关键的简单分析,给在探索企业法务信息化过程中的法务管理人员以借鉴。也期望法务管理信息化能够提升企业管理效率,同时降低法律风险。

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