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上市公司合规实务丨董事会收到股东临时提案应如何处理?

2020/7/27 字体: 来源: 金杜研究院 作者:徐辉 王安荣 谢道臻

根据现行规定,单独或者合计持有公司3%以上股份的股东可以在股东大会召开10日前向股东大会提出临时提案,股东临时提案的内容应当属于股东大会职权范围,有明确议题和具体决议事项,并且符合法律、行政法规和公司章程的有关规定。董事会在收到股东的临时提案后,应对股东提案的形式、内容等进行合规性审查,决定是否提交股东大会审议并予以披露。

由于公司实际情况发生变化,上市公司在发出股东大会通知后可能需要变更或增加相关议案内容。根据相关规定,股东大会变更或新增议案,需以临时提案形式进行。近年来不乏股东临时提案被董事会拒绝提交股东大会审议,并遭致监管关注函的案例。那么,股东临时提案如何尽可能在内容与形式方面符合法定要求,董事会对股东临时提案应如何进行审查,在何种情况下有权拒绝将临时提案提交股东大会审议,本文将通过相关规定和实操案例对该等问题略作分析,希望对上市公司及相关股东的实践操作有所裨益。




01  关于临时提案的主要规则



02  董事会审查临时提案的具体要求


    从以上规则可以看出,董事会在收到股东的临时提案后,应对股东提案的形式、内容等进行合规性审查,决定是否提交股东大会审议并予以披露。上交所和深交所关于董事会审查股东临时提案的相关要求存在一定差异:



  • 上交所《上市公司信息披露监管问答(第二期)》:董事会对股东提案的内容没有进行实质审查的职权;如果董事会认为股东资格相关形式要件不齐备或议案相关资料不完整,应当一次性向股东提出补充提交要求,不应无故拖延甚至拒不将其列入股东大会议案。




  • 深交所主板和中小板信息披露业务备忘录:召集人决定不将相关提案提交股东大会审议,或召集人认定临时提案不符合《上市公司股东大会规则》第十三条规定,进而认定股东大会不得对该临时提案进行表决并做出决议的,应当在收到提案后二日内公告认定结论及其理由,同时聘请律师事务所对相关理由及其合法合规性出具法律意见并公告。



  据此,沪深交易所规则均要求董事会审查临时提案是否符合三项法定要求(即一是符合法律、行政法规和公司章程的有关规定;二是属于股东大会职权范围;三是有明确议题和具体决议事项),但上交所规则强调召集人“没有进行实质审查的职权”,并明确要求在形式要件不齐备或议案相关资料不完整的情形下,应要求股东补正;而深交所主板及中小板信披备忘录更加关注董事会作出不予提交股东大会审议决定的依据及相关决定的合法合规性。


以下结合两个典型操作案例,细化分析董事会如何对股东临时提案进行审查,并决定是否将临时提案提交股东大会审议:



  • 案例A:部分提案不符合公司章程的规定,不予提交股东大会审议



事实情况:某上市公司部分股东提议公司2019年第一次临时股东大会增加部分临时提案,主要内容包括:(1)提请免去6位董事和2名监事;(2)提请选举6位董事和2名监事。对此,上市公司召开董事会,同意将上述股东提议免去相关董事、监事职务的提案提交公司2019年第一次临时股东大会审议;不同意将上述股东提议选举相关董事、监事的提案提交2019年第一次临时股东大会审议。


问询问题:公司将上述股东提出的部分临时提案不提交股东大会审议的具体依据和原因,以及该等决定是否符合《中小企业板信息披露业务备忘录第17号:股东大会相关事项》的规定。


公司回复


1、公司决定将股东提出的部分临时议案不提交股东大会审议的具体依据和原因:①公司董事、监事均尚在任期内,董事会、监事会目前均不存在空缺席位;②董事候选人、非职工代表监事候选人的提名应根据《公司章程》的有关规定执行;③在董事会、监事会空缺席位数量不确定的情况下,每一有提名权的提名权人所提名的有效候选人的人数和名单无法确定,选举董事、非职工代表监事无法实行《公司章程》规定的累积投票制。


2、公司现任董事、监事尚在任期内,上述股东提议免去相关董事、监事职务的提案尚未经股东大会审议通过,上述股东提议同一次股东大会审议选举相关董事、监事的提案,该部分提案的诉求违反了《公司章程》的相关规定,且不具有现实可操作性,根据《公司章程》的规定,该部分提案不符合提交2019年第一次临时股东大会审议的条件,公司关于将股东提出的部分临时提案不提交股东大会审议的决定合法合规。


在以上案例中,上市公司从董事和监事的任期、提名规则、累积投票制等多方面解释论证了部分临时议案不提交股东大会审议的原因和依据,即不满足“符合法律、行政法规和公司章程的有关规定”的条件。据此,我们可以发现,董事会使用该项条件审查临时提案的内容时,需深入分析提案事项的各项实质内容,包括提案内容的合法合规性、可操作性,而非仅限于股东资格相关形式要件或议案相关资料的完整性。




  • 案例B:提案内容不符合“有明确议题和具体决议事项”,不予提交股东大会审议

事实情况:某上市公司股东提议在公司2019年第一次临时股东大会上增加《聘请具有证券资格的独立第三方审计机构对上市公司2005-2019年9月的关联交易进行审计》的提案。公司董事会认为该提案不符合《上市公司股东大会规则》第十三条规定,决定该提案不予提交2019年第一次临时股东大会审议。


问询问题:请公司说明相关股东提案不符合《上市公司股东大会规则》第十三条规定的具体情形、事实和法律依据。


公司回复


1、相关股东临时提案未就提议进行的审计提出具体有可操作性的执行方案(例如具体拟聘请的审计机构、审计费用及其承担,或确定前述事项的方法或程序)。


2、临时提案中未就关联交易严重损害中小股东合法利益的情况进行具体说明或解释,提案股东也未提供相关证据或证明材料,若临时提案拟提交股东大会审议,公司无法依据该等临时提案进行充分、完整披露或披露使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。


3、《上市公司股东大会规则》第十三条规定的临时提案应当“有明确议题和具体决议事项”的要求。“有明确议题和具体决议事项”,系指“清晰明白、确定不移”,“不抽象、不笼统、真实的、特定的”并且需要满足“合理判断所需的全部资料或解释的要求”,而临时提案没有对聘请审计机构提出具体执行方案,对于关联交易损害中小股东利益也未进行具体说明、解释或提供相关资料,因此临时提案不符合“有明确议题和具体决议事项”的要求。


在以上案例中,上市公司结合提案内容对何为满足“有明确议题和具体决议事项”的条件进行了解释说明。根据现行规则,如果董事会决定不将相关提案提交股东大会审议,上市公司应披露作出该决定的详细依据及合法合规性,因此,董事会对于“有明确议题和具体决议事项”的理解和适用就显得尤为重要。在实践操作中,董事会审查提案内容是否符合该条件时,通常需结合议案的具体内容进行分析,并没有一个统一适用的标准。


03  结语


提案权系上市公司股东享有的一项重要权利。对于股东临时提案,上市公司董事会一方面应尊重股东的基本权利,避免损害股东合法权益,但对于出于恶意或不合规的提案,在具备充足法律依据以及严格履行相关程序的前提下,拒绝提交股东大会审议将有利于降低公司成本、保护公司及其他股东的合法权益。


基于合规需要,从股东角度而言,我们建议上市公司股东在提出临时提案时严格遵守股东资格、提案时限以及三项法定条件等要求,以避免被董事会拒绝提交股东大会审议。如相关临时提案请求遭受董事会拒绝,可在修改或补正提案后再次提交,或者起诉请求撤销董事会决定,以保护自身提案权不受非法侵害;从上市公司角度而言,我们建议董事会严格按照法定要求对股东临时提案进行合规性审查,并及时、充分履行公告等信息披露义务,避免股东大会程序出现重大瑕疵,甚至遭受监管机构的关注问询或监管措施。 

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