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【笔记分享】以制度建设和落实为主线的合规体系建设—俞国洪

2020/9/18 字体: 来源:赛尼尔法务管理 作者:赛尼尔法务智库

本文为赛尼尔网络学院学员分享笔记,从合规管理的现实需求出发,引出中国企业在合规方面的问题;围绕“合规从哪里来”“合规是什么”“合规管理怎么做”最后落地制度的建设、落实及审核等十六个方面为大家系统梳理、介绍了合规管理的最新实践——以制度建设和落实为主线的合规体系建设摘录如下,供大家共同学习。


01

合规管理的现实需求 

2011年3月10日,全国人民代表大会常务委员会委员长吴邦国庄严宣布,中国特色社会主义法律体系已经形成。俞老师讲到,“合规”是2015以来比较热的词,原因在于它的现实需求越来越多。第一,国际市场竞争准入条件,合规要求越来越高。一个跨国公司在进入一个地区时,一要了解当地的法律背景、人文习俗,避免“触雷”。二要认识到长臂管辖并不是理论意义上的“管辖”,而是一种推销。企业通过把其合规理念、合规手段进行延申,来规制其合作伙伴、生意伙伴,按照其合规要求与其进行合作。

第二,全球合规监管日趋严格,违规成本越来越大;第三,国家治理体系组成中的重要部分,微观实现载体;第四,企业管理提升的重要方面,培育一流企业的需要。 


02

中国企业普遍存在的问题

当前,中国企业在实务操作中反映出来的合规问题主要有:制度不全面;制度执行不受控;违规成本低,问责机制弱化。我们在思考两千多年的“合规管理”、“强人治理”、“能人治理”模式为何不灵验的同时,要分析原有的治理模式、规章制度管理。在社会主义市场经济不断完善的条件下,找出解决的途径,不断更新企业的治理机构。

作为国有企业,有必要扬弃固步自封的管理模式,采取“对人”“对事”相结合的合规管理,才能适应新形势下的市场竞争。 


03

发展沿革(由来)

俞老师从国际和国内两个方向介绍了“合规”的由来及发展。

国外:美国1978年出台《反海外腐败法》1998年修订

美国COSO《内部控制—整合框架》 1992年发布,2013年修订

美国《2002年公众公司会计改革和投资者保护法案》(萨班斯法案)

美国2004年修订《针对机构实体的联邦量刑指南》

英国2010年出台《反贿赂法》

法国2016年出台《萨宾第二法案》

2000年前后,联合国倡议企业遵守自愿性合规承诺

2008年前后,联合国经合组织倡导遵循合规

2014年前后,国际标准化组织发布《合规管理体系指南》

国内:政府在行动:

2016年初,国务院国资委印发《关于全面推进法治央企建设的意见》

2017年12月29日,中国标准化管理委员会发布了ISO 19600《合规管理体系指南》(GB/T 35770-2017)

2018年11月9日《中央企业合规管理指引(试行)》

2018年12月29日《企业境外经营合规管理指引》

 

“十三五”期间,国家加大了对企业的合法性监管及对违规行为否定性后果的追究:

《国务院办公厅关于加强和改进企业国有资产监督防止国有资产流失的意见》(国办发[2015]79号)

《国务院办公厅关于建立国有企业违规经营投资责任追究制度的意见》(国办发[2016]63号)

《中央企业违规经营投资责任追究实施办法(试行)》于2018年8月30日起施行


04

关于“合规”

以有效防范化解合规风险、实现增强内部控制为目的,以企业和员工经营管理行为为对象,按照外部法规的要求,通过统一制定合规政策,并持续修改内部规范,开展包括制度制定、风险识别、合规审查、风险应对、责任追究、考核评价和合规培训等有组织、有计划的管理活动,监督内部规范的执行,以对违规行为进行持续监测、预警,防范、控制、化解合规风险的一整套管理活动和机制。


合规管理的目的:推动央企全面加强合规管理工作,提升依法合规管理水平,加快法治央企建设步伐,推进央企平稳健康发展

 

企业进行合规管理的四个原则:坚持一个理念、树立两个意识、把握三个角度、统筹四个方面。


05

合规管理推进中的问题

企业想要建立切合经营实际、行之有效的合规管理体系,需要解决以下四个难点问题:

难点一:如何规划合规管理顶层架构

难点二:合规职能与其他部门如何协作

难点三:如何实施商业伙伴合规调查

难点四:合规文化培育


06

合规管理怎么做

合规管理中对制度审核的依据:

国资委印发《关于全面推进法治央企建设的意见》(国资发法规[2015]166号2015年12月8日)

国资委印发《中央企业合规管理指引(试行)》 (国资委发法规[2018]106号)

国资委第6号令《国有企业法律顾问管理办法》(2004年6月1日起施行)


07

制定合规制度的基本要求

五大要素:合规管理组织、合规管理制度、合规管理流程、合规文化、管理保障


三个层面:治理层、管理层、执行层


着重做好合规管理的“四大四重三协同”工作“四大支柱”:合规管理组织体系、制度体系、合规风险防控机制、合规管理保障机制


“四个重点”:聚焦重点领域、重点单位、重点环节、重点人员


“三个协同”:合规与风控协同与审计、纪检协同、党建

通过建立合规风险管理、合规审查、合规监督与评价、违规调查、合规报告等全过程合规管理机制,形成事前防范、事中管理、事后监督的合规管理闭环。制定合规文化工作中长期计划,从文化建设的“学术化”走向“艺术化”,把形而上的文化超低空贴近实际工作,规定动作和自选动作相结合,改变文化建设中“和尚念经、有口无心”的状态,使合规文化入脑入心。


08

企业规章制度

企业规章制度是指 用于企业内部针对生产、技术、劳动、经营、管理等各项活动所制定的,明确规范各岗位责权利关系,对管理行为和管理活动具有普遍性、可反复适用的、具有规范形式的文件的总称。

从分类层面,按用途分:通用性、专业性。专业性服从通用性;通用性,例如关于员工考核的规定,对全体员工有效。专业性,例如在档案、计量方面,具有专业性但也覆盖了全领域和全单位,所以也要服从于通用性。按级别分:全局性、局部性。例如总厂有规章制度,分厂也有规章制度,但局部性要服从全局性。


09

制度建设和落实

在制度建设方面,首先,要建立基本制度。其次,是通过汇编、编纂等方式将制度体系化。最后,要与时俱进,业法融合。不断进行更新,保持其在制度设计、具体内容、表现形式都可以“现代化”

在将制度进行落实时,一方面,企业要发挥三道防线的实际作用,利用好每一道防线的防御功能。另一方面,公司的法律顾问要发挥带头作用,做好文化倡导、执行监督等工作。

 

10

法律审核

规章制度法律(合规)审核是指:法律事务部门就企业需颁布的规章制度草案(立、改、废),通过与相关法律法规、行业规章和章程以及上级要求等进行对照检查、核对分析,审核规章制度是否合法合规、完整全面,发现并提示、修正存在问题的行为。

 

审核的目的:有效控制、防范规章制度涉及的法律风险,提升制度化管理水平,促进依法治企。

 

审核的原则:

1.依法合规原则

2.贯穿全局原则

3.客观审慎原则

 

审核的职责分工:

        初审:主办部门                        

         复审:法律部门


11

六大审核要点

文种审核:法律部门应对规章制度选用的文种种类进行审核,审核选用的文种是否与规章制度的内容、目的等相适应。文种种类包括:规定、制度、规程、办法、实施细则,以条文书写,按章、条、款、项成文。


主体审核:法律部门应对规章制度主办部门的主体资格进行适格性审核,包括:

1.主办部门职责范围内

2.其他部门职责

3.部门联合起草


内容审核:内容审核时应注意避免出现违法、违规、表述歧义、前后矛盾等内容。


内容审核具体包括:

义务性条款、禁止性条款、授权类条款需要关注

1. 相抵触的

2. 彼此冲突矛盾

3. 有无遗漏

4. 法律风险防范作用

5. 实际职责权限划分不清

6. 前后重复矛盾

7. 与其他规章制度相衔接

8. 裁并或变更的

9. 其他需要审核的内容


程序审核:法律部门应对规章制度的立项、起草等程序是否合法合规进行审核。


主要审核:程序和规范化要求;公开征求意见的尚未征求的情况; 专家论证的尚未论证的情况; 程序性条款不合法、不合规、不合理的情况


有效期审核:法律部门应对规章制度是否规定了有效期进行审核。主要审核是否规定了生效日期、失效日期、生效期间或生效条件、失效条件等其他与有效期相关的内容


12

审核中应关注的敏感点

1. 关注规章制度的发布主体、适用范围(地域、专业、时间、人员)、管辖对象

2. 关注体例的规范性

3. 关注制度执行过程中的责任归位

4. 关注处罚形式

5. 关注认定违法的权限

6. 关注商业秘密保护

7. 关注规章制度的解释权、修改权

8. 关注暂行办法 


13

审核的程序

初审:由规章制度主办部门按照法律性审核要点,对规章制度与公司现行规章制度体系是否协调、是否切合企业实际和体现权责利对等原则、体例是否适当进行初步审核,提出初审意见和疑难问题及其解决设想。

 

初审意见形成后,主办部门应将规章制度草稿、规章制度立、改、废的必要性和可行性说明,规章制度草稿对照引用的法律、法规、规章和上级要求、初审意见等一并送法律部门。

 

复审:由法律部门按照本指引规定的审核要点进行复审,并形成复审意见反馈给主办部门。

 

听取意见:由规章制度归口管理部门组织,通过召开座谈会、相关部门专题评审会或公开征求意见等形式,针对复审后仍存在的问题,听取有关人员的意见建议。

由主办部门提出,邀请专家审核或采取听取意见的方式进行审核。


14

对审核意见的要求 

法律部门出具的审核意见应当观点明确、有理有据、语句通顺,对不合法、不合规、不合理的问题应当有针对性的指出,并给出具体的调整意见。 

主办部门收到法律部门反馈的审核意见后,应对需要修改的内容按照审核意见进行修改。按照法律部门的审核意见处理完毕后,发布环节需经法律部门确认。

法律部门提出的审核意见应包含以下内容:

文种、主体、权限、内容、程序、有效期等方面是否合法、合规、合理;

必须修改或关注的条款、某些条款的法律后果;

法律风险及其影响程度等方面的总体性审核评述意见;

总结性的评述或结论;

其他需要加以说明的事项


15

审核的注意事项

1.对规章制度的法律性审核一般只针对企业内部通用性、全局性的规章制度(即“一级制度”),对专业性、局部性的规章制度(即“二级制度”),给予法律性指导。

2.对于企业内的专业性的规章制度,如质量体系文件、流程性操作规程、各类产品操作标准、技术规范、会计核算准则等规范性制度,给予法律性指导。

3.凡业务主管部门发布的业务类部门规范(如各类通知),给予法律性指导。

4.企业内党组织的规章制度,由党组织审核,给予法律性协助。

5.所有经过法律性审核规章制度,规章制度归口管部门应对法律性审核的修改意见予以回复或采纳,对于有不同意见的,应进一步商议,共同研究,直至形成一致意见。

6.法律部门应关注规章制度的发布流程,应指导规章制度归口部门制定规范的规章制度 发布流程。凡未经规范的发布流程下发的,不应作为“规章制度”,法律部门应出具《法律意见书》,给予改进建议。 


16

制度的执行监督

当前企业中的法律事务,已从初期的“咨询、服务”阶段,发展到了“依法治理”的阶段,“监督、控制”已成为新时期法律事务管理的新课题。




结语: 以制度建设和落实为主线促进合规体系建设,其目的是防范企业运行中的法律风险,提升制度化管理水平,是夯实合规管理体系建设的基础性工作,它既是法律部门提升在企业内部地位作用的一项重要工作,也是对企业法律人员能力水平责任担当意识的一项考验。勇于担当,积极发挥法律在企业重大决策中的作用,是每一位企业法律人员义不容辞的责任和义务。

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