第一条　为加强和规范公司员工人事档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《企业职工档案管理工作规定》及中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》（组通字［1991］13号），特制定本办法。

第二条 人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是反映职工个人成长历史的凭证和依据，是人力资源管理与开发的重要依据。

第三条　人事档案管理工作由公司党委领导并接受上级有关业务部门的检查指导。在管理工作中必须严格贯彻执行党和国家有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章 管理机构和职责

第四条 公司人力资源部负责人事档案的具体管理工作。其主要职责是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司员工的人事档案。

第五条　人事档案工作人员要作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章 档案材料的收集、鉴别与归档

第六条 人事档案材料收集归档范围

1、本人历年填写的个人简历、履历、登记表；

2、本人经历、家庭情况、社会关系、成长历史等自传材料；

3、本人自我鉴定，组织鉴定材料；对员工的考察、考核、评价材料；

4、学历和评聘专业技能职务等材料；

5、政治、历史情况的审查及甄别复查材料；

6、员工参加中国共产党、共青团及民主党派材料；

7、奖励(包括科技和业务)及各种先进事迹材料；

8、处分、取消处分的材料；

9、录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职等材料；

10、其它有较大价值的可供组织参考的材料。

第七条　收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确、完整齐全、文字清楚、对象明确、具有保存价值。需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入人事档案。任何人不得擅自补充新的档案材料或撤换原有材料。

第八条　公司人力资源部根据工作需要和档案缺少材料的情况，有目的地组织补充材料。公司各党支部、各部门要建立收集人事档案材料的工作制度，指定具体收集人负责收集归档材料，在材料形成后，经审查签章后送交人力资源部归档。

第九条　人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第四章 档案材料的保管、转递与使用

第十条　应建立人事档案登记和统计制度，建立各类档案名册。每半年检查核对一次档案，做到档案号与档案名册编号一致，发现问题及时解决，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十一条　根据安全保密、便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。档案库房应配置铁质档案柜，具有“八防”等安全设施和措施，库房内应保持清洁、整齐和适宜的温湿度。

第十二条　严禁任何人私自保管他人档案。人事档案工作人员本人及直系亲属的档案由人力资源部指定专人保管。

第十三条　人事档案的转递必须严格办理手续，认真填写“档案转递通知单”。转递的档案必须密封后注明“机密”字样。通过机要交换渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信。

第十四条　调出人员的档案，必须经人力资源部负责人同意，签署意见方可转出。档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催问，以防丢失。

转入的档案，应在开封时认真核对，并在回执上签名后及时退回。

第十五条　建立档案查阅登记制度。凡需从人事档案中取证或办理公证，摘抄档案材料必须由人事档案工作人员办理。有关材料核实签署意见并加盖“珠海振戎公司人力资源部”公章方能有效。外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信，经分管领导批准后，方可查阅。

任何个人不得查阅本人及直系亲属的档案。

第十六条 本办法未尽事宜按《企业职工档案管理工作规定》和《干部档案工作条例》办理。

第十七条 本管理办法由人力资源部负责解释。