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"六步"提升总法律顾问领导能力

2015/6/25 字体: 来源: 《公司法务》 作者:Travis N. Turner

  想象下面的场景:你在一个成长型的技术公司刚刚被聘为一个中型法律部门的总法律顾问。你现在不仅仅被期望做一个律师,同时被期望成为你团队的领导。你对自己多年在律所和公司法务实践中磨练的法律技能充满信心,但是这是你第一次站在备受瞩目的领导岗位上。你参加了一些关于领导能力的课程也读了一些相关的书籍,但是,在那些你独处的宁静时刻,

  你仍然会对新角色有一些紧张(虽然你永远不会承认)。法律实践对你来说自然而然,但是领导一个快速发展公司的法律部门对你来说将是一个重大挑战,特别是当你的上一份工作是在一个与此无关的行业。

  设置愿景

  根据领导力作者JohnMaxwell所说:"任何人都可以驾驶船舶,但是需要一个领导来指明方向。"虽然设置愿景对一个领导来说是很重要的任务,但是要特别注意从追随者那里获得输入,无论他们团队成员还是其他的组织利益相关者。确保你用了足够的时间完成你的功课,而不是在缺乏基本信息的情况下设置空洞的宗旨和目标。

  大量地询问和认真地倾听能够保证你为你的机构设置正确的愿景。当你尝试为你的法律部设置愿景的时候,确保你会见了组织中所有的关键领导和贡献者。你会惊奇的发现你所获取的那些信息会怎样的改变你为你的部门设置的愿景和计划。

  在一个繁忙的法律部门,日常的管理诉讼、合规性审查、合同的事务很容易使你分心。设定航向的目的,就是为了帮助你的部门为了组织而着眼于大局,无论它们可能是什么。对一个零售商来说,它可能意味着保护在富有挑战的房地产市场上的关键性租约。对一个技术公司而言,它可能意味着保护知识产权,同时在关键的软件许可上获得有利的法律和商业条款。对一个更大的根基良好的公司而言,它可能意味着发展优良的并购和兼并实践。

  在你的访谈和事实发现的基础上,你应该要能够识别一些核心的责任(还有机会),如果你的部门能够做好,就能够为商业提供非常有价值的支持。除了这些特定要做的工作,你可能还要关注如何运行你的法律团队。法律部不是一个孤立的机构,为了能够有效率,它必须体现你的机构的文化和价值。

  一旦你确定了你的关键活动和价值,你可以把你的团队集合起来设定一个使命宣言。使命宣言是以一种简洁、引入注目的方式阐明和记录你的愿景的工具。在形成和起草你的使命宣言时让你的团队参与进来,会有助于提高团队的效率。

  一个使命宣言并不需要很长。最好的使命宣言是将愿景和实践相融合,既包括需要做的工作,又包括完成工作的方式。比如说,对一个成长性企业而言,它的使命宣言可能如此简单:"我们的目标是促进以业务为中心的合规的发展"。

  在这个例子中,每一个词都有它的含义。"促进"意味着一个合作过程,律师帮助客户完成他们的目标,避免阻碍商业或者使公司陷入不法境地的极端情形。"以业务为中心"意味着律师会支持业务,而且非常关注解决方案。"合规"意味着处于法律的界限之内以及实现最佳实践。最后,"发展"意味着律师会寻求提升部门和机构以及他们自身的发展。

  建立关系

  你的首要议程就是要和关键的利益相关者,比如董事会成员,业务部门的领导以及你的新团队建立关系。Maxwell强调了建立关系的重要性,他说:"人们首先买进领导,再买进愿景。"建立关系需要"软技巧",包括沟通,倾听,争议解决,谈判,说服以及有效的授权。

  重要但是又常常被忽视的就是要和关键的业务领导保持经常的接触。经常的接触能够让你和业务紧密联系起来,并且有机会在早期就提供帮助。如果你能早一些参与进来,你就能提供实质的帮助而不是在条款已经洽谈好之后仅仅将交易"纸质化"。

  当商务人士寻求你的建议,你要使你的建议实际并且可理解,同时通过将法律建议与合适的商业建议相结合来增加建议的价值。任何时候当你要说不,你应该提供可选择的方案使得商业目标仍然可能实现而不会造成责任或者合规性的担忧。通过支持商业领导者,你会赢得问题解决者而不是阻碍者的名声。

  问题解决

  为了使得工作有效率,公司法务要用创造力和技能解决问题。毕竟,法务处在平衡潜在的法律风险和业务产生收入和增长的需要的最佳位置。仅仅说"不行"而不提供替代的选择是很有诱惑力的,但是你必须不计一切代价避免这种回答。一个有效的解决问题的工具叫做有创造力的问题解决方式(CPS)。CPS的要旨是:"识别"真正的问题,产生想法,将想法变成切实可行的解决方案,并且制定和实施一个计划来部署解决方案。

  识别"真正"问题的关键性,并不像看起来的那么简单。阿尔伯特·爱因斯坦曾经说过:"如果给我一个小时来拯救地球,我会花59分钟明确问题,用一分钟来解决它"。在尝试阐述问题之前,收集或者分析任何可能对问题有影响或者有关的资料是有用的。

  在分析资料确定问题的实质之后(或者最重要的几个成因),构想出一些关于问题的可供选择的疑问或者陈述是有用的。比如,假设你的法律部门很快要去支持一个国际业务,它的销售人员遍布10个国家,而且使得销售合同使用七种语言成为必需。

  你可以通过浏览你的部门和新公司正在使用的销售合同来搜集相关资料,通过访谈来确定他们现在怎么管理合同,通过准确估计来确定一年分别用七种语言所需要做的合同量。此外,你可以联系那些能够用多种语言应对合同洽谈的海外律所。

  在这个时候,你考虑对问题的不同的表述方式:

  a.怎样找到能使用多种语言的公司法务?

  b.怎样找到负担得起的律所来洽谈这些合同?

  c.怎样找到一个能使用多种语言洽谈的律所?

  d.怎样消除为了海外销售而进行合同洽谈的需要?

  形成对问题的不同表述是突破问题解决的关键。对问题的不同表述帮助你从不同的方面看待问题,而不仅仅是你最初的起始点。对问题的不同表述使得你在完全不同的方向上寻找解决方案。比如说表述(a)让你去寻找能够使用外语的具有法务经验的律师,而(b)和(c)让你去寻找国际律所或者律所网络。(d)表述在实质上与其他三个不同,因为(d)致力于完全消除问题而不是仅仅有效的去完成工作。运用这种问题表述方法,你可能会对需要不同外语版本的合同产生许多的疑问。或者寻求用提议或者在线的条款完全消除不同版本的合同。

  用不同的方法表述问题可能是一个新的实践,但是它具有为你的部门带来巨大收益的潜力。明确问题之后,用充足的时间来产生想法。要记住,想法第一次孵化的时候就像蝌蚪一样。想法需要时间和努力来发育成为青蛙。所以,在花费时间检视它的优点并且给它机会发展成一个成熟的解决方案之前,不要将一个想法消除掉。

  你可能会发现你团队的不同成员擅长问题解决过程的不同阶段一一资料收集,问题确定,产生想法,制定方案和执行。一个有效率的领导为了获得良好的结果要能够在整个问题解决过程中融合团队成员的才能和绩效。

  发展人才

  吸引、开发和留住有才能的公司法务的能力是一项重要的领导技能,虽然招募确实通常被认为是人力资源的工作。有效率的领导为了维持一个高效运行的法律部门会花时间吸引和发展法律人才。

  一个好的领导者就像人才发掘者--他总是在招募模式下运行。但领导者并不总是享有公开征召工作岗位的奢侈。他们不是等到一个工作岗位空缺以后才去考虑由谁去任职。这并不意味着他们每周把很多小时花费在招募上,实际上,当他们从事别的活动的时候,也处在观察状态。此外,他们紧密的和人力资源合作来开发和调整他们招募计划的细节,特别是当他们领导一个大的法律部门的时候。

  开发人才和留住人才是两个紧密相连的目标,因为如果你花更多的时间去开发你的职员,那么你留住他们的可能性就会增加。把你的努力贡献在开发和留用上是对时间更好的利用,与应对新员工的不可预见,性能问题和花费在招募和替换律师的时间相比,提升现有的团队更有效率。

  长期留住高品质的法务人员有很多好处,包括构建凝聚力以及和商业领导建立密切联系。此外,他能帮助你的团队并对你所在机构的运行变得非常熟悉,提高法律部的影响和效率。

  采用先行一步的方法来开发你的团队是一个很好的想法,包括日常会议的参加以及将专业开发计划作为年度绩效评估的一部分。这对那些流动性很强的年轻律师尤其如此,他们重视专业发展方面的可迁移技能和经验,而不是传统意义上的公司职位的晋升。

  一个专业开发计划需要将组织需求和个人的专业发展目标相结合。一个专业开发计划要包含特定的部门方案规划或者任务,以及为了专业发展的训练或者其他机会。目标能够为专业成长提供有价值的机会,同时帮助他们成为你的团队的至关重要的贡献者。

  其他能够增加保留的方法包括推进一种开放政策,那么你的团队在和你讨论重大问题的时候就会觉得自在。此外,花费时间和努力让你的团队成为一个有凝聚力的团队也是一个好想法。一个团结的团队能够高效的共同工作,特别是在有压力的时期,比如重大诉讼,合并或者收购后的整合。最后,确保律师间公平和合理的工作分工和充足的人员编制能够提升团队凝聚力,有助于长期留住团队成员。

  管理冲突

  作为一个领导,你不是可能要和冲突打交道,而是必须要和冲突打交道。作为法律部的领导,你需要有能力管理冲突。律师通常对处理请求和诉讼有有效的训练和技能,但是作为领导,你所面临的冲突类型通常是不同的。这些冲突可能存在于你的部门或者遍及整个公司。部门内部的冲突可以有多种多样的原因,从性格问题,工作压力,假期时间安排到报酬,到升职前景。

  至于内部冲突,最适合服用的药物就是预防药物。先行一步的团队构建方式很简单,可以仅仅是鼓励在同事间的公开的、相互尊重的辩论以及定期的午餐碰面。此外,当你为部门招募新的员工的时候,最好的避免冲突的预防措施就是对个性风格和团队凝聚力给予特别注意。

  虽然预防措施很重要,但是有些冲突是无法避免的。当冲突真的发生的时候,你要努力显示尊重并且寻求理解对方的观点。只要可能,你要保证你已经充分考虑了所有可能的解决方案,以寻找一个可以被双方接受的方案,

  最后,你的一个重要工作就是促进你的部门和业务部门和他们会支持的领导的紧密联系。提醒你的团队任何时候处理敏感问题都要亲自见面或者打电话。当紧张增加或者当业务领导不愉快的接受了法律意见的时候,拥有一个良好的关系是至关重要的。

  言行一致

  当涉及到领导力的时候,行动比语言重要。作为领导,将法律部成员的行为塑造成你所希望的样子是你的工作。高效的领导致力于机构价值、客户和优秀。

  通常来说,你的团队会跟随领导的行为(即使它是无意识的)。因此,你表现出致力于机构价值是至关重要的。如果你努力按机构价值行事,那么你的团队也很可能会寻求这么做。理想地,你可以把机构价值作为你宗旨的一部分包含或者提及。那么当你致力于完成任务的时候,你也会同时例示你的机构价值。

  专注于顾客是你每天都要做的事。你的精力应该显著的用在开发关系,努力的促进商业交易,帮助业务领导应对他们的挑战上。你通过总是如期完成任务,不管是自己施加的还是受商业驱使的,提供那些精通商业的、可理解的和有竞争力的建议来展示自己的工作态度。贡献包含着努力工作,它同时也包括提供好的顾客服务,做一个好的倾听者,总是让商业人士能够找到。如果你一贯的致力于服务客户,你可以确信其他人也会跟着做的。

  致力于优秀通常应该是由内而生的东西,而不是来源于外部压力或者奖励。优秀意味着不管情境如何,超过或者超出对你所提出的无论什么要求。它通过总是努力提高你自己和你的法律部门显示出来,不论是通过过程改进、专业发展还是仅仅是超额完成任务。作为一个领导者,你需要给自己设定比你期望其他人所能达到的更高的标准。

  你可以通过对每个团队成员的才能和能力保持积极的信念和预期来帮助你的团队展现优秀。人们通常不会辜负我们对他们的名声和信念。如果你总是高度评价你的团队,你会被他们所能变成和实现的感到惊奇。

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