随着人们法律意识的增强，很多公司已经重视合同的签订，在合同的谈判及签订过程中，请律师参与，这很重要，但并不足够。虽然说很多合同法律风险是在合同签订时留下的隐患，但绝大多数合同法律风险都在合同履行过程发生，或者演变为显性法律风险。
3、合同资料的保管职能
合同资料保管，是企业合同管理的一个重要环节。通过对合同资料的管理，可以保存与合同有关的证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记录的内容，依法维护公司的权益。
在合同资料收集、整理、归档过程中，必然存在对资料信息的及时掌握和分析，若信息本身对合同履行有影响，则能够保障企业及时作出反应。
4、部门协调职能
企业内部各部门履行合同不同部分的义务，这些义务共同构成合同约定的企业行为，若部门之间行为存在冲突或相互影响，则必然需要从合同整体行为角度考虑如何解决冲突和协调行为。
企业内部的合同履行流程并非越紧密越完善，太过细致可能导致反应速度降低。一套有效的流程，必须满足企业能快速作出反应，并且能够完成各种信息传递和收集工作。信息的甄别多数时候还涉及法律问题，比如某项履约困难是否属于不可抗力，合同中是否约定有相应的补救途径，是否需要与对方洽谈补充协议等。不少企业在自己的主管业务上都存在这样的流程，但对于其他不常用合同的履行，则比较欠缺。
第二、合同管理制度
合同是企业从事民事法律行为的书面凭证，合同管理的好坏，决定了企业在其可控范围内能否有效保障其自身合法权益。合同管理制度是企业重要的规章制度，通过制度形式将企业的合同管理活动流程化、规范化。合同管理制度是企业为其所签署的合同得到顺利履行，其合法权益得到有效保障而设计的，明确了管理部门、合同的签订、履行、纠纷处理、合同责任追究等内容。
制定合同管理制度的基本要求是要结合本企业的实际情况，符合合同法的有关规定。好的合同管理制度能有效地堵塞合同在签订和履行过程中各种漏洞，保证合同在签订后得到预期而有效的履行，降低各种法律风险。
合同要经过签订、履行、文本归档等阶段（见下图），合同管理制度应当涵盖整个过程的管理。
签订阶段是合同管理的第一阶段。这个阶段尤为重要，是合同防范法律风险最关键的阶段，我们在前面已经就合同条款安排，合同主体审查等内容的具体操作进行了说明。在合同管理制度中，更多的是考虑如何通过规范的管理活动，将有关的操作要求在企业中形成制度化流程。这需要建立以下具体规范：
实行客户资信管理制度，就是要对客户的资信信息、资信档案、信用状况、信用等级进行严格的制度化管理，最大限度地控制客户信用和违约风险。
实行严格的合同审查制度，就是要将交易的每一要素和细节尽可能地反映在合同中，合同应当公平、有效。
实行内部授权授信管理制度，就是对企业内部人员对外签订合同的权限的范围、取得程序等，避免因企业人员任意签约行为给企业造成损害。
履行阶段是合同管理的第二阶段。这个阶段也很重要，需要做好内部交接工作，对合同履行中出现的问题采取措施，来降低对方违约风险。在本阶段，要建立合同履行的监控机制，督促企业内部各相关部门和对方按合同约定全面适当履行，使合同履行中的各种信息和问题能得到有效的搜集和反馈，进一步预防纠纷的发生，并能在纠纷发生前有效预测和报警，使我们在纠纷发生时能及时、有效、从容地予以应对。
最后合同履行完毕，对合同文本进行归档，对合同整个过程中存在的问题进行总结，为下一次合同签订提供完善依据。
第三、内部流程与合同法律风险防控
绝大多数的法律风险都与企业行为的不规范有着联系，企业行为并不像自然人行为那样只能外化进行衡量和评判，企业内部流程决定着行为如何形成并作出。不规范的内部流程必然导致企业行为产生不符合规范，其结果是外化的企业行为导致了法律风险。
若法律或合同已经明确企业应当如何行动，而企业外化的法律行为却没有按照规定或约定，从外部观察只能认为企业自甘承担法律的不利后果，因此履行过程的法律风险无法从企业外化的法律行为进行衡量，应当从这些外化行为产生的过程和方式进行衡量。
一般而言，企业内部流程越随意，法律风险越大。我们很难想象一个缺乏合同管理制度，又没有约定俗成的习惯流程的企业能够有效防范法律风险。但是，若企业合同管理制度设置的流程本身存在严重的错误或法律风险，其结果必然使特定的法律风险在企业内部更为严重。
文：刘律师
