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浅议商业银行合同管理中存在的问题和解决方法

2011/9/5 字体：大 中 小 来源： 作者：

　  追溯商业银行开展合同管理工作的历史可以发现，我国银行的合同管理呈现出一种由简单到复杂、由单一到多元的历史脉络。经过十多年的努力，各银行基本上都形成了一整套有自身特色的合同管理体系，合同管理已贯彻到银行业务经营的全过程。但是，纵观商业银行的合同管理工作，还存在一些问题，制约着银行的基础管理水平提升。

　　存在问题

　　部分业务人员对合同知识不够熟悉。尽管现在很多银行内部都制定有关于合同管理的制度办法，对合同的制订、修订和废止、合同的选用和填写、合同的审查、合同的签订和履行以及合同的变更和解除等内容作了明确规定，但部分业务人员对与合同相关的内容仍知之甚少。例如，有的业务人员对自己银行制式合同文本的种类不够熟悉，在开展业务时不知该行已有相关合同文本而去使用对方当事人提供的合同文本；有的业务人员对制式合同的内容不熟悉，明明该行提供的借款合同文本中已明确约定“可以在借款人的账户上扣款”，但业务实践中却又要求与借款人另行签订扣款协议。
　　对合同管理工作不够重视。在专业合同审查人员配置方面，当前很多银行的合同管理人员都是兼职的，无法保障相关人员有充分的时间做好合同管理工作。而在使用合同最为频繁的银行前台业务部门，常常出现业务经办人员单纯从营销角度出发，擅自在合同中约定一些银行无法履行的内容而给银行带来违约风险的情况；少数业务部门在送审合同时，未能从业务角度对合同进行严格把关，合同中存在有错别字、病句、条款不连续、无合同金额、无合同履行期限、内容不合规等情形；此外，从大量的合同审查实务中发现，被要求纠正的问题相对比较集中，且屡查屡犯。
　　合同管理不够精细。一是制式合同的下发程序不够规范和严肃。上级行在下发合同文本时，有时是以专门的文件下发，有时又是作为某一文件的附件下发。二是制式合同的规范性审查问题。制式合同的规范性审查本应是合同签订人员的一项基本工作，法律部门的审查则应被认定为“复核程序”，但在实际操作过程中，法律部门的审查却成为合同签订人员粗心大意、推卸责任的借口，在一定程度上降低了办理业务的效率。
　　没有按规定向客户解释合同内容。有部分客户经理认为，在签订合同时向客户解释合同内容是多此一举的行为。其实，正确、合理的合同解释会有以下好处：一是有助于客户进一步理解所办理业务的内容，防止不必要的争议；二是可以减轻贷后管理的负担, 使客户明白在贷款发放后应当做什么，不应当做什么，如在签订合同时对客户进行必要的提醒，客户就有可能在以后的贷后管理中主动履行相应的义务；三是为了遵守《合同法》的要求，回避诉讼风险。
　　经办人员在签约过程中不能真正意识到潜在的合同风险。在具体签订合同的过程中，经办人员对于合同风险往往有以下三种心态：根本没有意识到合同中潜在的风险、轻信合同风险不会发生或认为合同风险可以避免。例如，当优势行业的重点客户强行在合同中设置一些对银行不利的条款，并要求当事行接受上述条款时，银行的经办人员往往会从营销客户的角度出发接受对银行不利的条款，但是却忽略了这其中隐含的法律风险，一旦银行不能按约定履行相关合同义务，就可能被对方追究相关民事责任，造成不必要的损失。
　　未能充分体现合同权利的价值。这一问题主要表现在如下几方面：一是在合同权利的设置上，未能将一些有利于银行的权利体现在合同条款中，而仅仅停留在相应的规章制度当中。二是在合同权利的运用上，相当一部分业务人员不注意运用合同约定的内容来维护银行的合法权益，例如，合同中都写明了银行享有宣布合同提前到期、提前解除与对方当事人的相关合同等权利，但在实践中却很少被使用；又如，在诉讼过程中，只强调与法院进行沟通，而忽视合同本身约定的对银行有利内容的运用，人为地增加了诉讼成本。
　　未能根据已生效合同的约定准确全面地履行合同。在具体的业务经营中，常常能看到以下这些情况——依照合同约定，银行本应向担保人送达《担保人履行责任通知书》，却向担保人送达《债务催收通知书》；在按合同约定收取客户的理财费后，未能按合同的约定为客户提供理财服务；未全面履行集合资金信托计划保管协议项下的监督、核查和核实义务；不履行相关合同项下的知识产权保护义务或保密义务等。

　　改进建议

　　基于上述原因，笔者建议从以下几方面加强合同管理：
　　强化合同意识，夯实合同管理基础。良好的基础合同管理是确保业务经营效益的前提，我们认为应创建合同管理的“五个一工程”，即“打造一支高素质的合同人才队伍”、“编好一本指导合同管理人员和业务经营人员做好合同管理工作的示范读本”、“每年开展一项与合同管理有关的活动”（如一次培训、一次知识竞赛、一次讲座等）、“管好一个合同章”（每年开展一次对非制式合同的检查指导）。
　　高度重视合同的作用，从每一个人做起，从每一份合同做起。具体来说，要从以下四个方面出发，重视合同工作：
　　“要主动”。银行法律部门应主动了解业务部门、业务产品的合同需求，要主动参与到业务经营之中，主动研究业务经营中可能存在的法律风险并及时在合同中增加约定相应的内容加以防范。业务部门要主动学习《合同法》与合同管理的相关知识，主动熟悉与本职工作相关的合同内容，主动与合同管理部门就合同的相关问题进行沟通。
　　“要认真”。每个具体经办人员都应认真细致地填写每一份合同，避免因合同填写不细致、字迹潦草、空白处未划线或盖空白章、合同编号填写不规范或缺漏、合同签章不符合要求等现象。
　　“重实质”。将合同仅作为一种包装和形式，是不重视合同作用的典型表现。银行的每一个人、每一个部门，都必须为规范合同行为作出自己的努力，不仅重视合同的形式，更要重视合同的实质作用，不要认为合同只是一种摆设、签订合同只是为了应付检查，或者认为合同中约定会阻碍业务经营的发展。
　　“重责任”。在此处责任有两种含义：有关人员在经手每一份合同时要有很强的责任感，从负责任的角度去做好相关合同工作；一旦发生合同违规行为，应由相关责任人承担相应的责任，以防止违规行为再次发生。      
　　建立科学规范的合同管理流程。银行应从易于营销客户、易于管理的角度出发，建立科学规范的合同管理流程。合同管理流程一般包括合同的制订、修订、废止、选用、填写、审查、签订、履行、变更、解除、归档、检查等。从防范风险、方便客户、规范管理的目的出发，笔者认为银行在进行合同管理时应注意以下问题：
　　一是应设置合同资信调查、合同谈判、合同授权、合同专用章管理、合同履行情况登记、合同定期统计与考核检查、合同管理奖惩与绩效考核等步骤。二是应对一些涉及合同管理的细节问题予以充分关注，例如在合同文本的下发环节上，对制式合同文本应以专文形式下发，对非制式文本可以作为规章制度的附件下发，但下发时必须要经过法律审查，这样下级行就可以直接使用，不必再重复一次法律审查程序。此外，应将合同区分为统一印制的制式合同、可以机打的制式合同及网络版制式合同，对于可以机打的合同，应明确相应的风险控制方法，提高办理业务的效率。三是应明确约定各级行的合同法律审查权限，尽可能避免重复的法律审查和不必要的法律审查，缩短办理业务的时间。四是应将合同的规范性审查定位为合同填写人的一项基本技能，确立“谁填写合同谁就对合同的规范性内容负责”的原则。五是应细化合同法律审查意见的反馈流程，提高法律审查在防范合同法律风险中的作用，并加大对合同违规行为的查处力度。
　　依靠信息技术，提高合同审查的效率。对现代企业而言，所有的管理手段都需要通过信息化来固定，即通过技术手段加强先进管理经验在企业内部的流传。长期以来，合同审查依靠的都是法律事务人员的个人经验，但个人经验毕竟有限，如果能够把银行法律人员的合同审查经验积累总结成一个标准，则会大大提高合同审查的效率。此外，标准化还能提供一个客观评价合同审查质量的指南，例如，标准化的合同审查指引会详细列出对某类合同应当考虑的问题，可以根据这个标准化的指引来评价法务人员的合同审查质量。
　　强化合同履行。合同的履行管理是银行合同管理中较为薄弱的环节，也是极易产生合同风险或使合同风险增加的环节，应予以高度关注。合同履行过程中的风险是指在合同履行过程中存在的风险，主要表现为违约风险、合同变更或转让风险、合同终止风险、合同纠纷处理不当风险。为防范上述风险，银行应严格按照合同的约定全面履行合同，对合同的变更和转让进行认真的分析，慎重考虑有可能给银行带来的各种后果，此外，还应在合同中明确约定合同终止的条件以及应办理的相关手续，并注意收集对方违约行为的证据，为在诉讼中承担举证责任做好准备。
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